コラム/トピック

働きやすさを改善する、ワーク・イン・ライフ時代の定番コラボレーションツール

コロナ禍、働き方改革などを受けて、場所にとらわれずに柔軟に働ける環境づくりはますます加速しています。働く場所や時間に柔軟性が出てきたことで、仕事と生活を対立軸で考えるのでなく、日々の生活の中に仕事を取り入れた「ワーク・イン・ライフ」の考え方も広まっています。その際に、企業はチームとして業務効率をどのように高めればよいのでしょうか。新しい働き方の中でオンラインコミュニケーションに欠かせないツールと合わせて解説します。

「ワーク・イン・ライフ」時代のコミュニケーションが
大きな課題に

近年では「いつでもどこでもどんなデバイスからでも」スムーズに働くことが求められるようになってきました。これまでの働き方は、オフィスに出社し対面でのコミュニケーションが基本でしたが、今では在宅勤務やサテライトオフィスなどからリモートで働くことも選択肢の1つになっています。

そうした中で、環境や体調、都合に合わせて働く場所を選択することもあれば、フレックス制度を設けている企業では、1日の中で勤務時間とプライベートの時間をより柔軟に組み換えながら働いている人もいます。ワークライフバランスという言葉が聞かれますが、ワークとライフを時間線で区切るのではなく、在宅勤務が普及する今は、生活の中に仕事を取り込む「ワーク・イン・ライフ」の考え方を提唱する人も増えてきました。

この新しい働き方は、パンデミックや自然災害などへの対策だけを目的としたものではありません。従業員の多様な働き方を認めることで、従業員満足度を高め、生産性の向上や人材の確保につなげていくことが重要視されるようになっています。

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ワーク・イン・ライフを実現する上で欠かせないのがデジタルツールです。かつてのように電話やメールだけでは、リモートで働く場合にコミュニケーションが不十分になりがちです。顔が見えず、常に声をかけられる環境でもないため、意志疎通に齟齬が生じやすく、ふとしたタイミングで働くモチベーションが下がってしまうこともあります。

アンケート調査からみるデジタルツール活用の重要性

デジタルツールを活用する重要性は、各種調査からも明らかです。総務省の「令和3年 情報通信白書」では、テレワークで容易に行えない(※「容易に行えない」「どちらかといえば容易に行えない」の合算)ものは何か、という質問への回答を示しています。具体的には

  • 上司や部下、同僚と気軽に相談や会話する(32.8%)
  • 上司や部下、同僚と共同で作業を行う(32.1%)
  • 作業・仕事を行うための意欲の維持(23%)

の3つがテレワークで容易に行えないものであり、「コミュニケーションやモチベーションの維持について困難を抱えていることが多い」と指摘しています。

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図1:テレワークで容易に実施可能なこと(出典:総務省「令和3年版情報通信白書」)

一方で、テレワーク実施の課題に対して「様々なコミュケーションツールを積極的に活用する、全てテレワークとするのではなく、一定の出社日を設けるなどの工夫により、解決できる可能性がある」と述べて、デジタルツールの活用を提案しています。

では、コミュニケーションの課題を解決するデジタルツールにはどのようなものがあるでしょうか。

特に強調しておきたいのが、リアルタイムコミュニケーションに欠かせない「Web会議ツール」、チーム作業を効率化し組織としての成果を可視化する「ワークマネジメントツール」、Web会議で双方向のコミュニケーションを促す「オンラインホワイトボード」の3種類です。

リアルタイムコミュニケーションを実現する
Web会議ツールを上手に使う

Web会議ツールは、コロナ禍で爆発的に普及した製品です。かつてのWeb会議ツールは、ネットワークの品質によって大きな遅延が発生したり、画面描画が遅れたりして、対面でのコミュニケーションに比べるとストレスが溜まることが多くありました。

しかし、現在では、品質や機能が大きく進化しており、対面でのコミュニケーションに劣らない品質で会話ができると言っても過言ではありません。

どのWeb会議ツールを選択すればいいかは企業各社のニーズによって変わります。近年のWeb会議ツールは大きな機能差がないため、基本性能の高さや、見た目・使い勝手、サポートの有無、他のツールとの連携性などを要件に選定していけばよいでしょう。

例えば、Web会議ツールの代名詞的な存在となった「Zoom」は、音声や映像の遅延が少なく、初めて利用する人でも簡単に操作できるなど、高い基本性能と使い勝手を備えています。提供パートナーによるサポートや他社ツールとの連携性も優れており、おすすめできるサービスです。

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Zoomの詳しい製品紹介ページはこちら

チームで仕事の割り振りや進捗の確認を行なう
「ワークマネジメント」に注目

ワークマネジメントツールは、タスク管理やプロジェクト管理を中心に、リモートで働くメンバーの報告、連絡、進捗確認などを効率化できるチームコラボレーションツールです。

リモート環境では、Web会議ツールでミーティングなどを行ったあとは、それぞれが自分の仕事に集中するシーンが多くなります。実際、情報通信白書でも「テレワークの利点」として「好きな場所で作業をすることができる(53.8%)」「作業に集中できる(37.1%)」との回答も見られました。

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図2:テレワークの利点(出典:総務省「令和3年版情報通信白書」)

「テレワーク時に容易に実施可能なこと」については、先ほどの図1にもあるとおり、「作業やプロジェクトを期限どおりに完成させること(50.7%)」「作業・仕事を中断せずに終えられる(47.2%)」との回答が挙げられています。

ただ、近年では「共同作業や働くモチベーションの維持」が課題になってきています。1人での作業は効率的に進められるものの「ほかの人が何をしているかわからない」「Web会議ツールだけでは、仕事の割り振りや進捗の確認、報告が難しい」「タスク管理やプロジェクト管理ツールだけでは、チームの仕事全体を見渡しにくい」などの課題があります。

そこで、こうした課題に対応するためにチームの「仕事」そのものを管理していくという発想のツールが登場しています。その代表格には、世界的に採用が広がっているワークマネジメントツール「Asana」があります。ZoomMicrosoft TeamsBoxなど100以上のアプリケーションと連携して利用できるおすすめサービスです。

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Asanaの詳しい製品紹介ページはこちら

双方向コミュニケーションや
社員のコラボレーションを実現する「ホワイトボード」

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オンラインホワイトボードは、リアルなミーティングで利用しているホワイトボードをオンラインで実現したサービスです。

背景にはWeb会議では特定の人が話すだけという一方通行のコミュニケーションになりやすく、アイデア出しやプロジェクト進行など双方向にコミュニケーションを活性化させたい場合、会議室にあったあのホワイトボードをオンラインで使いたいという声が大きくなってきたことがあげられます。

Zoomを始めとしたWeb会議ツールにもホワイトボード機能が備わっており、ディスカッションの内容を整理したり、会議に参加する複数のメンバーでアイデア出しを行ったりする際に利用できます。しかし、Web会議ツールの機能では、絵や図形、箇条書きなど、手書きで行うコミュニケーションが不便であったり、付属するホワイトボード機能を呼び出す際に、映像を切り替えたりしなければならず、すばやくアイデアを発散させたり、必要に応じて収束させたりすることがスムーズにできないことが多くあります。

そのほか、付属のホワイトボードでは、機能が貧弱でコミュニケーションの妨げになることもあります。例えば、書いた文字や図形、付箋の移動や修正が面倒だったり、きれいにレイアウトできなかったりなどが挙げられます。

そこで利用したいのが、専用のオンラインホワイトボードツールです。世界的に人気になっているツールとして「Miro」があります。

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Miro」には200種類以上のテンプレートが用意されており、一から図形やフレームワークを作ることなく付箋などのツールと一緒にマインドマップやSWOT分析などすぐに利用ができます。また、先述したZoomAsanaとも連携するのでシームレスで非常に使いやすく、おすすめできます。

Miroの詳しい製品紹介ページはこちら

CTCエスピーが提供する
「オンラインコミュニケーション」ソリューション

ここまでテレワークの課題を解消するのに役立つ3種類のツールを紹介しました。CTCエスピーでも、オンラインでうまく仕事を進めるための仕組みづくりを支援するべく、これらを含むオンラインコミュニケーションのソリューションを導入しています。

製品選定のためのアドバイスから、導入コンサルティング、サービスの実装サポート、運用サポートまで、ワーク・イン・ライフ時代に最適なコミュニケーションができるよう支援しています。

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CTCエスピーが提供するオンラインコミュニケーションの詳細ページはこちら

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