「Asana」導入事例

SHIONOGIは、2030年達成に向けた中期経営計画のビジョンとして「新たなプラットフォームでヘルスケアの未来を創り出す」を掲げました。これまで同社は創造力と専門性をベースに創薬型製薬企業として発展してきましたが、今後はその強みをさらに進化させ、異なる業種・分野の企業や団体との協働や共創に取り組むことで、「HaaS（Healthcare as a Service）企業」への転換を表明し、ヘルスケア領域の新たなプラットフォームを構築するヘルスケアプロバイダーを目指しています。

その一環で、近年はITと最新技術を積極的に取り入れた画期的な取り組みが注目されています。例えば、環境測定技術を持つ企業との協業では下水疫学調査サービスを提供する合弁会社を設立。パンデミックや公衆衛生上のリスク把握に挑戦しています。

また、IT企業など複数社と協働で、疾患の治療・管理・予防の各段階で治療介入を提供するデジタル製品「DTx」（デジタル・セラピューティクス）の流通プラットフォームを2025年に提供し、デジタル治療用サービスの普及を計画。

さらに、SHIONOGIグループは人類と計算機の共生ソフトウェア基盤構築に取り組む企業とも協働。音刺激を通じた脳活性化の事業開始に向けた業務提携も行っています。

そうした業界も分野も異なるステークホルダーとの協働・共創をするためには、社内外の人たちと高効率にコラボレーションし、ビジネスや働き方自体を変えていく必要がありました。DX推進本部 IT&デジタルソリューション部 IT&デジタルソリューションユニット ITフロンティアグループ長 西村 亮平氏は次のように語ります。

「これまで弊社はプロジェクトの進捗や状況などの重要なマイルストーンを主体的に管理することはあまりせず、プロジェクトに関わるベンダーやコンサルティング会社に任せることが多くありました。

しかしながら、プロジェクト個々で方式や粒度が異なる進捗共有はコミュニケーションのオーバーヘッドを招いていました。今後プロジェクトを進める上では、セキュリティを担保しながらストレスなくコラボレーション可能な環境や体制を新たに整えることが欠かせません。

それを実現するのはプロジェクト管理やタスク管理を行うプラットフォームの存在です。今までとは異なるやり方や新たな技術を積極的に取り入れ、コラボレーションを効率化することが課題でした」（西村氏）

そこでSHIONOGIのDX推進本部では、2021年春頃からプロジェクト管理ツールの社内導入に向け情報収集を開始しました。「これまでもプロジェクト管理やタスク管理のためにいくつものツールを導入し、活用してきた実績はありましたが、部門ごとの自発的な活用を尊重し、全社統一はしてきませんでした。一律にトップダウンでツールを展開しても、思うような効率化が達成できるわけではないからです」と西村氏は振り返ります。

しかし、ツールが乱立した状態では情報共有のためのコストがかかってしまいます。そのため、活用実績のあるツールを含めて5～6製品を選抜し、DX推進本部内で実際に稼働中のプロジェクトで試験的に運用。その後2製品に絞り、最終選考を兼ねたトライアルを2ヵ月にわたり実施した結果、最終的にCTCグループが提案したAsanaが選定されました。

注目ポイントは主に2つあったといいます。1つは、Asanaが報告・共有ツールとしての効率性が高かったこと。もう1つは、現場の視点でプロジェクト管理やスケジュール管理を実施できる点です。西村氏は「プロジェクトの進捗報告や情報共有を時間や手間をかけずに実施できるツールが望ましかったため、DX推進本部内でアンケートを取りました」と話します。

アンケートでは、グループ長の視点で状況の把握やコミュニケーションに改善が確認できた、という回答のほか、プロジェクトリーダーの視点でプロジェクト管理が容易に行えた、進捗報告をポートフォリオ機能で作成したところ効率化した、情報がまとまっているのでプロジェクトリーダーにとって使いやすかったなど、一定の効果が確認できたといいます。

「Asanaを導入することでプロジェクトが効率的になるのなら導入効果はあるのではないかと結論づけました」と西村氏は述べます。

SHIONOGIは「Asana Enterpriseプラン」を導入し、2022年5月から本格運用を開始しました。Asanaの導入過程においては、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社（CTC）のエンタープライズ事業グループ ライフサイエンス本部が情報提供などで支援。CTCエスピーは、Asana専任CS（カスタマーサクセス）担当が、新規導入トライアル支援や、勉強会・操作トレーニングの実施、フォローアップ支援などの定着化サービスを提供するとともに、利用状況の可視化もサポートしました。

Asanaの導入後、主に3つの変化があったということです。1つ目は、現場の利用者による口コミで利用が拡大していったことです。現在は、DX/ITのみならず、研究、営業、新規事業開発、信頼性保証といった、製薬ビジネスのコア業務ユーザにも広く利用されるようになっています。西村氏は、Asanaの利用者が順調に伸びていると分析します。「通常はトップダウンで利用するツールを決定することが多いのですが、Asanaの場合は運用開始後も特に強制はせず、利用希望者にのみライセンスを発行していました。すると現場の利用者による口コミで利用が拡大。導入から3ヵ月の時点で発行したライセンス数は250程度でしたが、その1年後にはアクティブユーザは335人となり、40％以上増加しています」（西村氏）

2つ目は、複雑なプロジェクトで発揮される有効性です。西村氏は、発注や調達に伴う予算の確保や変更などの定型業務や、部署間を跨がる業務、アウトソースを効率的に管理する業務などにAsanaは有効だと指摘します。「例えば私たちDX推進本部とユーザ部門、運用アウトソースしている協力会社、コンサルティング会社など、社内外のステークホルダがコラボレーションするプロジェクトではコミュニケーションが煩雑になります。Asana導入後は、情報やタスク、確認事項を適切に切り分けてコミュニケーションが取れるようになりました。また、部門内のタスク管理や進捗管理はもちろん、組織や会社の垣根を超えたプロジェクトでも真価を発揮しています」と高く評価します。

3つ目は、シンプルなコミュニケーションで生み出される生産性の向上です。タスクと担当者を一覧表示するリストビューや、タスクの優先順位・依存関係を可視化するタイムライン、タスクをステータスごとに表示するボードなどの機能によって、情報の整理や連携にかかる作業が軽減し、プロジェクト全体の業務効率化や生産性向上が実現したと西村氏はいいます。「Asanaは誰でも使えるほど敷居が低く、SNSや口頭ベースのように仕事を進められることが魅力です。そのシンプルさは指示を出す側や受ける側双方にメリットがあり、分らない場合はすぐに聞き返せたり、過去の履歴を簡単に振り返ったりできるほか、リンクの貼りやすさ、タスクやプロジェクトの参照のしやすさなども、やりとりが楽にできる理由のひとつだと思っています」（西村氏）

SHIONOGIでは、2024年4月を目処にAsanaが各部門でどのように活用されているのかを明らかにする大規模な効果測定を行う予定です。その上で、今後効果的に活用する方法を模索するため、社内にAsana利用者のためのコミュニティを作り、自発的な意見交換を活発化させる場を提供しようとしています。西村氏は「今後もDX推進本部ではユーザに対し、これまでのように様々なツールを選択肢として示しながら、Asanaの効果的な利用を積極的にカイドしていく考えです。そのためには引き続きCTCエスピーにサポートいただき、教育やトレーニングも織り交ぜながらアクティブユーザを増やしていきたいと思っています」と期待を寄せます。

SHIONOGIはこれからも新たな協働・共創のパートナーとともに創薬力の進化や医療用医薬品以外のサービスを拡大し、私達に驚きと感動、そして安心を与えてくれるでしょう。そのユニークなプロジェクトを支えていくのはAsanaの高い生産性と誰もが使いやすいと感じる親しみやすさです。