建設業界にも働き方改革関連法が施行され、時間外労働の上限規制が適用。業務を見直す必要があった。法令に関わる書類を手作業でチェックしており不安を感じていた。
そこで、RPAツールで建設業に不可欠な安全管理に関わる業務の精度向上と効率化を目指しそうとWinActor®を活用。
東洋熱工業株式会社 東京本店様の事例を紹介する。
課題のポイント
- 担当者の認識によりばらつきのあった社内ルールを統一化し、全国の支店へ導入を拡大
- 安全管理の徹底、作業時間の大幅軽減、担当者の気持ちの面での変化なども実感
- 建設業界に根強く残る手法や考え方を一旦リセット、様々なアイデアが生まれる
事務担当者の業務効率化のためWinActor導入へ
各現場で実施していた「施工体制台帳」に関わる業務を本店に集約、事務担当者の業務効率化のためWinActor導入へ
2024年から建設業界にも働き方改革関連法が施行され、時間外労働の上限規制が適用されることになります。
これをきっかけに会社として「働き方改革」の推進を検討。「まずは現場の残業、管理工数を削減できるように業務を見直しました」と担当者。建設工事の際に提出が義務付けられている「施工体制台帳」の作成やチェック業務は、それまで各現場で行っており、担当者の負担となっていました。この業務を建設業向けクラウドサイトを活用して本店に集約しました。
現場の負担は軽減されたのですが、クラウドサイト上で100を超える現場の一つひとつのページを開き、さらに現場に関わる企業ごとに添付書類の有無、中身までを確認するのは大変な手間と時間がかかり、今度は事務担当者の負担が大きくなりました。「チェック業務などにはRPAが使えるのではないかと以前から考えていました。本部で使っていたWinActorが使いやすいと紹介され、とにかくやってみようということでスタートしました」とWinActorによる自動化が進められました。
書類をクラウドサイトでチェック、手作業での確認業務は不安という問題点も
施工体制台帳は安全管理のために、建設工事に関わるすべての建設業者の情報をまとめた書類で、国土交通省が定めた様式で作成します。
現場ごとに工事の名称や許認可番号、内容、施工に参加する企業の社名や連絡先、施工スタッフ名簿、保険の加入状況などを記載。元請企業から下請企業までが、それぞれにクラウドサイトに登録し、各企業が作成した施工体制台帳と必要書類、業者間で交わした注文書や請書などを添付書類としてサイト上にアップします。工事が始まるまでに、各企業の施工体制台帳を確認し、記入漏れや書類の不備がないか、整合性がきちんとあるかなどをチェック。未提出や不備などがあれば元請企業が下請企業に対し、注意喚起の連絡を行います。
「企業に連絡した修正が直っているか、直るまで何度もクラウドサイトにアクセスして確認しなくてはならないのが大変で、企業の数も多いのでチェックした履歴を残せる管理表が作れたらいいなと思っていました。もしチェック漏れがあった場合は法令違反となるため、手作業での確認業務には不安もありました」と担当者は導入前の問題点を振り返ります。
運用しながら試行錯誤をくり返して、より効率的に
シナリオ作成は販売パートナー企業に依頼。
「依頼時にはRPAで何ができるのか、どういうシナリオを作ればよいのかもわかりませんでした。クラウドサイトの動作の手順をスクリーンショットの画像資料にして、こんな管理表にしたいというサンプルを作り、それを元に作成をお願いしました。導入決定から約2か月半でシナリオを作り上げて運用を開始しましたが、実は当初想定していた機能のうちの6割程度でのスタートでした。チェック項目が多くシナリオも複雑なため、スタート直後は不具合もありましたが、運用しながら改修や機能追加などをくり返し、3年間かけて試行錯誤しながらより効率的に活用できるようになりました」と担当者。
シナリオ修正の担当者は「はじめはマニュアルを読んでもなかなか理解できず、修正できそうにないと思っていましたが、実際に自分でさわって、動かしているうちにだんだんとわかってきました」と言います。
疑問点は販売パートナー企業の担当者にその都度、問い合わせて説明を受けたり、来社して一緒に修正をしてもらったりしたこともありました。途中、クライドサイトの大幅なリニューアルがあったのですが、それも販売パートナー企業の協力を得て、新しいサイトの仕様にも問題なく対応できたそうです。
