コロナ禍を経て、「仕事のための仕事（社内業務上の無駄、冗長的な作業）」というワードを耳にする機会が増え、これを減らすことが生産性の改善につながることは周知の事実です。しかし、企業のハイブリッドワークが進んだことで、コミュニケーションの課題も重なり、むしろ仕事のための仕事にかかるストレスが、増大したようにも感じます。
例えばこんな場面。経験したことある方は少なくないはず・・・。
私：「久しぶりに経費精算しなければいけないけど手順忘れた…先輩これわかりますか？」
先輩：「あー、それなんだっけな。総務部のSさんに聞いてみて。」
私：「え、Sさんいま会議中ですか。マニュアルってどこに格納されていますか。
もしくは他にだれか詳しい方いらっしゃいますか。」
こんなとき、「経費精算 手順」と検索すれば、自動で教えてくれるツールがあれば便利だと思いませんか。
なんと『Yoom ナレッジ』というツールを使えば、ナレッジを自動で蓄積＆すぐに検索できるのです。
この記事では、Yoom（ユーム）ナレッジの特長と機能をご紹介します。
Yoom（ユーム）ナレッジとは？
まず「ナレッジ」とは、英語の「knowledge」をカタカナ表記したものですが、ビジネスシーンでは、「企業などで蓄積できる知識・経験・事例など付加価値のある体系的な情報」という意味で、よく使われます。
Yoomナレッジは、日々の業務における情報共有や情報利活用のあり方を大きく変える革新的なナレッジ管理ツールです。
このツールは、企業内に点在する各IT基盤システムに対して、予め準備された専用コネクタで接続することで、各基盤内にあるコンテンツを整理、一元化することが可能です。一般的な検索では実現が困難とされていた社内共有基盤の"横串化"を簡単に実現します。
そして最大のポイントは、生成系AI技術を駆使して情報収集と整理を自動化することで、人手による手間を限りなくゼロにすることができます。ユーザはツール内の検索窓から自然語で検索するだけ、必要な知見を迅速かつ簡単に取得することができるのです。
製品特長
Yoomナレッジの製品特長をご説明します。以下3つの基本処理をベースに構成されています。
①ナレッジソースの自動収集（多種多様なデータソースとの自動連携）
Yoomナレッジは、市場に流通する代表的なデータソースとの連携をサポートしており、企業が既存の情報資産を最大限に活用できるよう設計されています。この広範な連携により企業情報を一元的に管理し、必要な情報を迅速に取得することが可能になります。
具体的には、Slack、Microsoft Teams、Chatworkなどのチャットツール、DOCX、PDF、PPTなどのファイル形式や、box、OneDriveなどの代表的なクラウドストレージサービスとも連携可能で、サポートしているデータソースは現時点で19種類、今後順次対応範囲が拡張予定で、ベンダーからのアップデート通知をもってユーザが活用できます。
②ナレッジの自動生成（生成AIによるナレッジの自動生成と整理）
Yoomナレッジは社内情報を自動で収集したのち、生成AI機能により要約付きでナレッジを自動生成します。このプロセスは、Azure OpenAI Service(GPT4)を活用しており、社内ドキュメントやチャットツールからの情報を精査して価値あるナレッジ記事を生み出します。情報元がハッキリしており、ハルシネーション等の発生は心配ありません。（ハルシネーション：AIが事実に基づかない情報を生成する現象のこと）
③ナレッジの対話式検索（対話形式での直感的な検索）
YoomナレッジはChatGPTのように対話形式でナレッジを検索することが可能です。ユーザは会話のような文章を入力するだけで必要な情報を手に入れることができます。
またYoomナレッジの専用画面を利用せず、代表的なチャットツールからダイレクトで検索できるプラグインも提供しています。現時点では、Slack、Microsoft Teams、Chaworkから直接Yoomナレッジに検索することができます。さらにユーザニーズに合わせカスタマイズ可能なダッシュボード、多彩な統合オプションも提供しています。
情報セキュリティについては、先進的なセキュリティ技術により情報の安全性は確保され、アクセス管理やデータ暗号化も標準装備しています。以下はAzure OpenAI Serviceのデータポリシーです。
・お客様から提供されたトレーニングデータは、お客様のモデルのfine-tuning (微調整)にのみ使用される。
・マイクロソフトのモデルをトレーニング/改善するために使用することはない。
・データは悪用/誤用の監視目的で30日間保持され、承認されたマイクロソフト社員がレビューする可能性がある。
・OpenAI社にデータ提供は行われず、Microsoft によって完全に管理される。
※詳細はAzure OpenAI Serviceのデータポリシーをご確認ください。
Yoomナレッジは今までの「仕事のための仕事」を減らし、企業内情報へのアクセスを簡素化、社内業務効率の向上に大きく貢献します。
料金情報
契約構造- 年間サブスクリプション（12か月）
①初期費用（必須）
- 月額固定
- 商品名：ユーザライセンス
- 価格：￥750/ユーザ（定価）
②月額ランニング費用（必須）
- 月額従量課金
- 商品名：データ学習料金
- 価格：1,000文字毎に￥12（文字単価￥0.012） ※A4 1ページ相当
制限事項
- ナレッジ保存可能数：ライセンス ×1,500件
- 検索数上限/月：ライセンス ×200件
補足
・データ学習料金はYoomナレッジが取り込んだデータの文字数に対する従量課金となります。
※仮にある月に何も取り込まずデータ学習しない場合は、当月の従量課金費は発生しません。
・月に処理できるデータ学習の最大文字数は300万文字です。
※最大300万文字/月を行う場合は￥36,000/月。A4で約3,000ページ相当。
・最小購入ユーザライセンス数は20ライセンス。（50ライセンス以上での利用の場合、別途見積）
・ナレッジ保存可能数、検索数共に上限数が存在します。
※上限数を超えて利用したい場合は、ユーザライセンスのみ追加購入が必要です。
まとめ
各従業員が抱える暗黙知はなかなか見える化ができません。ハイブリッドワークに対応すべく急いで導入した社内IT基盤が情報共有を阻害する大きな要因になっていることもあります。そして結局のところ、人を伝って質問＆回答を繰り返しているのではないでしょうか。
よく聞くのは『先日メーカーさんとミーティングしたら御社は複数の営業の方々から同じような問い合わせが多い』『この案件、誰か経験したことある人いないかな？皆忙しいし、どうやって社内で質問しよう』など、特に現場ではこのような事が往々にして発生しているものです。
・大量の社内情報が散在、必要情報を迅速に探したい課題を持つ企業
・社内ナレッジの組織化と共有が不十分、知識・知見のサイロ化（縦割り構造化）に悩んでいる企業
・新入社員や異動者が必要な情報を効率的に学習・アクセスできていない企業
・リモートワークやロケーション分散型チームにおいて情報共有の障壁を改善したい企業
このような悩ましい課題にぶつかっている企業・ユーザは必見です。
Yoomナレッジで、その壁をブチ破りましょう！
Yoomナレッジ基本操作についてはこちらの記事をご覧ください。
別所 雄三
2000年にインフラ系システムエンジニアとしてCTCエスピーに入社。仮想化、バックアップ、セキュリティなど幅広い分野で顧客支援を行い、この10年は次世代技術・新製品開発を中心としたソリューション・ビジネスデザインに従事。
社外活動として"人に優しいAIの実現"を目的とするローカルAIコミュニティを運営中。夢は生きてる間に火星に行くこと。気分転換は野球、ボーリング、料理（イタリアンと中華が得意）。
