便利な新機能「Asana Intelligence」をプロンプト付きで解説
企業のハイブリッドワークが進み社員がそれぞれ違う場所で働くのは当たり前。
離れていても、ゴールの共有、チームの業務状況の整理やタスクの見える化により生産性を高める、それがワークマネジメントツール「Asana」です。Asanaも最近の流行りにしっかり乗り、生成系AIを使用した各種機能を搭載しています。この記事では、その機能、総称「Asana Intelligence」を簡単にご紹介します。
目次
Asana（アサナ）とは？
ここまで当たり前のように「Asana」と言っていますが、Asanaって何かご存じない方もいるかもしれません。
Asanaとは、ワークマネジメントプラットフォームのクラウドサービスです。
ワークマネジメント？？
プロジェクト管理の拡張で、開発等のよく使われるプロジェクト管理だけでなく“あらゆる仕事”を可視化。関わるチームや会社全体も含めて仕事を楽にするための色々な機能を組み込み生産性を向上させる考え方で、Asanaはその助けとなるクラウドサービスで、全世界200ヶ国147,000社以上で導入されています。
新機能「Asana Intelligence」とは？
Asana Intelligenceで使用する生成系AIは3種あり、利用者側でどのAIを使用するのか複数選択できます。
- Asana独自AI
- OpenAI
- Anthropic
“生成系AIを使用したサービス利用”については、各企業でポリシー、ルールを決められていることが多いと思います。特に、自分たちのデータが外部で保存され分析の元データとして使用されているのではないか？という懸念を持ち採用に至らないということもあると聞きます。でも、Asana Intelligenceの場合、決して外部にデータが保存され使用されることはありません。Asanaの規約の一つである“Asanaプライバシーステートメント”でもしっかり明記されておりますので、ご安心ください。
それでは、本題です。
各機能について
AsanaのAI機能は５種類あります。
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機能名 |
詳細 |
対応ライセンス |
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① |
スマートエディター |
タスク説明欄やコメント欄のテキスト構成 |
新、旧ライセンス 両方 |
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② |
スマートサマリー |
タスクの要約とサブタスクのドラフト作成 |
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③ |
スマートフィールド |
新規プロジェクト発足時に管理項目の素案を作成 |
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④ |
スマートステータス |
更新、操作履歴から最新のステータスを自動収集 | 新ライセンス のみ |
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⑤ |
スマートアンサー |
Asanaプロジェクト内のことを 自然言語で質問・相談 |
※対応ラインセンス
新ライセンス体系（2023年11月～）：Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise＋
旧ライセンス体系：Premium、Business、Enterprise
④スマートステータス
操作履歴から最新のステータスを自動収集
Asanaプロジェクトには、“ステータスを設定”という機能があります。この機能は週次等でプロジェクトの進捗をまとめて報告、共有できる便利な機能です。
Asanaのステータス設定を使用すると更新情報が取りまとめられるため、上司へ報告するためにエクセルやパワーポイントなど他のツールへ転記するために費やした多くの時間を節約できます。（実は私たちも週次のレポートにこの“ステータスを設定”機能を利用しています！）
そして、更にスマートステータスを利用すると下書きまで作ってくれて相当な時間の削減につながります！
Asanaはすべての更新、操作履歴を残しており、この更新日時を確認して情報を収集し取りまとめます。Asanaプロジェクトに対して、しっかり情報を更新しておけばプロジェクトの定期的な取りまとめが楽になるかと間違いなしです。
【スマートステータス】５ステップ
例：内勤部門でのリクエスト管理というプロジェクトの場合
（1）プロジェクト名横の“ステータスを設定”をクリックし、プルダウンメニューから“AIで更新の下書きを作成”を選択
（2）“この更新の日付範囲”からレポート対象期間をで設定し、その期間で報告を行いたいステータスをプルダウンメニューから設定し“更新の下書きを作成”をクリック※追加情報があれば“＋ガイダンスを追加”に記入します。
（3）左図の下書きが作成されるので内容を確認し問題がなければ“挿入”をクリック。再試行させたい場合には、最上段の鉛筆マークをクリックして情報を追加し“再試行”を実施。
（4）ステータス作成ページに移ります。生成された進捗状況のレポートと自動集計されたグラフを見てみると、更新期日をもとに情報を抽出しているためかなりの精度で生成されていることがわかります。必要なグラフもドラッグアンドドロップで利用することができます。
⑤スマートアンサー
Asanaプロジェクト内で知りたいことを自然言語で質問・相談
Asanaのプロジェクト毎に自然言語でAsana Intelligenceに質問、相談できる機能です。
【スマートアンサー】3ステップ
（1）右上の“AIに質問”というボタンをクリック
（2）専用の画面が開き、過去の質問履歴と質問候補（案）が表示されます。候補は英語ですが、日本語で質問できます。
（3）例えば“このプロジェクトのトピックは何？”と入れます。情報収集中の画面になります。（図A）
続いて、回答が表示されます。（図B）
加えて、追加となるようなフォローアップの質問候補も表示されます。（図C）
質問の内容にもよりますが、プロジェクトの中の曖昧な事項や、何かしら確認したい時に聞いてみると探しだしまとめて回答してくれるのでなかなか便利です。この機能は色々な使い方ができそうなので今後も試していきたいと思います。
まとめ
総じて、生成系AIの使用は後から修正がきく・完全に正しい回答を必要としない案件に適していることから、Asanaのような取りまとめや関係者間の共有等の補助として使用するツールにおいてAIの使用は非常に有効な使い方だと思います。とにかく、ゼロから作らず元ネタを作ってくれるだけでも仕事の効率化、労働時間の短縮に役立つと感じています。
新機能Asana Intelligenceやワークマネジメントにご興味がある方は、Asanaの30日間の無料トライアルで是非お試しください。
Asana Intelligenceの①②③の機能は「解説記事①」をチェック！
①スマートエディター：タスク説明欄やコメント欄のテキスト構成（解説記事①）
②スマートサマリー：タスクの要約とサブタスクのドラフト作成（解説記事①）
③スマートフィールド：新規プロジェクト発足時に管理項目の素案を作成（解説記事①）
別所 雄三
2000年にインフラ系システムエンジニアとしてCTCエスピーに入社。仮想化、バックアップ、セキュリティなど幅広い分野で顧客支援を行い、この10年は次世代技術・新製品開発を中心としたソリューション・ビジネスデザインに従事。
社外活動として"人に優しいAIの実現"を目的とするローカルAIコミュニティを運営中。夢は生きてる間に火星に行くこと。気分転換は野球、ボーリング、料理（イタリアンと中華が得意）。
