コラム/トピック

生産性が20~25%向上!
「仕事のための仕事」を効率化する
「ワークマネジメントツール」とは?

コロナ禍でテレワークが常態化し通勤時間が減少したことで、「仕事に余裕が生まれるだろう」と期待した方は多かったはずです。しかし、実際には「以前より仕事に追われるようになった」「やるべきことが増えて忙しくなった」と感じている方は多いのではないでしょうか?この原因は、個々が別々の場所で、非対面で仕事をするようになったため、「仕事のための仕事」をする時間が増えてしまっていることにあります。

本記事では、「仕事のための仕事とは何か?」「仕事のための仕事を効率化して、生産性の向上を図るにはどうすればいいのか?」「生産性を劇的に向上させるワークマネジメントツールとは何か?」の3点を解説します。「コロナ禍でテレワークが常態化してから、個人やチーム、そしてプロジェクト全体の生産性が落ちていると感じているが、原因や解決策がわからない」という方の参考になれば幸いです。

生産性が落ちている原因は、
「仕事のための仕事」の時間が増えているから

私たちは、貴重な勤務時間のうちの、なんと3分の2を、社内外とのコラボレーションとコミュニケーション、つまり「仕事のための仕事」に使っているというデータがあります。

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(引用:Asanaまるわかりガイド)

近年はビジネスが複雑化し、社内外のコラボレーションが増加しているため、メールの返信などの「仕事のための仕事」も膨張し続けています。本業ではない「仕事のための仕事」「名もなき仕事」を効率化できなければ、生産性は低下する一方です。

「仕事のための仕事」とは? 

その1:メールの管理 28%

「仕事のための仕事」の代表的なものは、メールを処理する時間です。1日のメール処理時間は平均2時間30分に及ぶともいわれています。「メール処理だけで午前中が終わってしまった……」そんな経験がある方も多いのではないでしょうか。

その2:仕事に必要な情報集め・探し物 14%

ビジネスパーソンは「調べもの」に毎日1.6時間、「探し物」に年間150時間を費やしているというデータがあります。合計すると、「調べもの」と「探し物」だけで年間550時間を費やしている計算になります。

その3:内部調整 19%

3者間のスケジュール調整を1件行うだけで、2545分がかかっているといわれます。テレワークでは会議の回数が増加する傾向にあり、内部調整やスケジューリングの時間は無視できない負荷になっています。

「仕事のための仕事」を効率化するために、
何をすべきなのか?

上記に挙げた「仕事のための仕事」の時間は、関わるメンバーや部署、企業が増えれば増えるほど増加していきます。こうした時間をなくすことは不可能ですが、効率化することにより生産性を2025%向上できるといわれています。「仕事のための仕事」を効率化するためには、次の3つの対策が必要です。

生産性を向上させるために必要なこと

1:いろいろなツールを「行ったり来たり」する時間を削減する

さまざまなオンラインコミュケーションツール、Web会議ツール、オンラインストレージなどの間を「行ったり来たり」するだけで、毎日少しずつ貴重な時間が奪われてしまっています。一つ一つはわずかでも、無駄な時間の積み重ねが生産性に影響を及ぼします。ツール間を行き来する時間の削減は無視できません。

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(引用:Asanaまるわかりガイド)

2:すべての情報をひとつのテーブルの上に載せて、誰でも見られるようにする

進行中のすべてのプロジェクト、すべてのタスクの進行状況や関連情報を透明化・可視化することも重要です。これにより、職位に関係なく誰もが全体を俯瞰し、考え、行動できるようになります。また、情報を探したり人に聞いて回ったりする無駄な時間を省くこともできます。

3:全員で取り組む

仕事に関わる全員が「仕事のための仕事」を減らすことに取り組まなければ、生産性向上を阻害するボトルネックがどこかに残ってしまいます。関連する部署やチームの全メンバーを巻き込み、全員で取り組むことが成果を上げるために必要です。

「仕事のための仕事」を減らし、生産性を劇的に向上させるワークマネジメントツール「Asana」とは?

前述した「生産性を向上させるために必要なこと 13」を実現するツールを「ワークマネジメントツール」といいます。ここでは、「ワークマネジメントツール」の世界トップシェアを誇る「Asana」について解説します。

(1)「Asana」の開発ストーリー

Asana」は、Facebookの共同創業者の1人であり、エンジニアリングチームを統括していたダスティン・モスコヴィッツと、Facebookの「いいね機能」の開発に携わったジャスティン・ローゼンスタインが、「世界中のあらゆる組織の生産性を5%高める」という目標を掲げて2008年に創業しました。

2人が出会ったのは、Facebookのエンジニアリングチーム。急拡大・急成長するFacebook社内で「どのエンジニアがいつまでに何をするのか全然わからなくなっている」状況に陥り、日々拡大する膨大なオペレーションとメンバーのコーディネートに課題を抱えていました。そこで、エンジニアチーム全員で自分たちの仕事を管理する社内ツールを作ったところ、仕事の効率が高まります。この経験を基に「Asana」を設立しました。

(2) 「Asana」の世界での実績と評価

Asana」は世界190カ国、93,000の企業に使われています(2021年時点)。「Asana」を導入した企業では、生産性が平均45%も向上しています。

また、「Asana」は次のように数多くの賞を受けて、高く評価されています。

  • GRID AWARD 2021 SUMMER
  • IT Review 2019年春より連続で8回受賞
  • 11のトップ・ワークプレイス・アワードを受賞

米国の法人向けITレビュープラットフォーム「G2 1」において、2021年の”Highest Satisfaction Products”(最も満足度の高いプロダクト)のリストにも掲載されています。

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他にも、「Asana」は次のような評価を得ています。

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「Asana」の顧客のROIは387%
(引用 https://www.work-management.jp/asana

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星4.3/5(2489レビュー)
(引用 https://www.work-management.jp/asana

(3) 「Asana」の3つの特徴

ワークマネジメントツールのトップシェアを誇る「Asana」は、生産性の向上を実現するための3つの特徴を備えています。

1.開発コンセプトが「誰もが簡単に仕事の効率を向上できる」であること

Asana」は「Zoom」、「Box」、「Outlook」などさまざまな外部ツールと連携でき、各ツールをシームレスに利用できます。例えば、「Asana」からZoom会議を起動させたり、「Outlook」から「Asana」にタスクを登録したりできます。こうした連携により、日々積み重なっていく「ツール間を行ったり来たりする」時間を大幅に削減できます。

2.開発コンセプトが「すべての人が気軽に使える」であること

従来のタスク管理ツールは、マネージャークラスや管理者がプロジェクトの管理をするために使うことを想定したものがほとんどでした。ワークマネジメントツールの「Asana」はプロジェクト管理ツールとしてだけでなく、一担当者が自分のタスクを管理するために使うこともできます。また、直感的に使いこなせるため、ITリテラシーが低い人でもストレスなく楽しく活用できます。

3.開発コンセプトが「すべての仕事の種類に使える」であること

仕事の種類によって管理しやすい手法は異なるものですが、今までのツールは「ガントチャート」「WBSWork Breakdown Structure:作業分解構成図)」など決まったビューでしか表示されないものが多く、他のビューに変換できたとしても設定に時間がかかりました。

しかし「Asana」なら、タスクを作ると次のようなさまざまなビューが自動的に作成されるので、仕事の種類や業務内容によってベストなビューをすぐに選択できます。

  • プロジェクト全体を俯瞰して見ることができるタイムラインビュー
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(引用:Asanaまるわかりガイド)

    • 締め切りや依存関係のある仕事にぴったりのガントチャート式ビュー
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(引用:Asanaまるわかりガイド)

      • To-Doを時系列でチェックできるリストビュー

これにより、「Asana」は総務、人事、マーケティング、営業管理、研究、開発など世にあるすべての「仕事」の効率化が可能です。また、先に挙げたような業務についての豊富なテンプレートが用意されているので、導入後すぐに仕事の管理が始められます。

まとめ:ワークマネジメントツールについてもっと知る

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