Web会議は場所を問わず会議に手軽に参加できる点がメリットですが、対面での会議に比べて「一方通行」のコミュニケーションになりやすいというデメリットがあります。「ブレスト」「発散系のアイデア出し」のようにホワイトボードを使いながら行っていたインタラクティブな会議をオンライン上で再現するにはどうすればよいでしょうか。最適なツールをご紹介します。
Web会議ツールの普及には新たな課題も
テレワークや在宅勤務が広がる中でコミュニケーションのあり方が大きく変化しています。 Web 会議ツールが広く普及したことで、必要に応じてオンラインでのコミュニケーションを取り入れるハイブリッドワークが一般化しました。
それに伴って、かつては考えられなかったような事態に遭遇することが増えてきました。例えば、お互いに顔はよく知っているものの一度も直接会わずにプロジェクトが進行し、始めて挨拶したのはプロジェクト終了後だったといったケースや、新入社員にオンライン研修を実施して一度も出社しないままプロジェクトに参加しそのまま転職してしまったといったケースなどです。
こうしたケースが可能になったのは、 Web 会議ツールがかつてないほど進化したことが背景にあります。
ただ、同ツールの質が向上する一方で「 Web 会議では行いにくいコミュニケーション」という課題が見えてきました。 Web 会議は顔と顔を突き合わせて相手と会話するようなコミュニケーションには向いていますが、複数人が同時にアイデアを出し考えをひとつにまとめていくような「ブレスト」「発散系のアイデア出し」「ワイガヤ」などには不向きだという声が出てきています。
Web会議は「一方向」になりやすい
Web会議ツールはなぜブレストやアイデア出しに不向きなのでしょうか。大きな理由の 1 つに、コミュニケーションが一方向になりやすいことが挙げられます。確かに以前に比べるとリアルタイム性が高まり双方向のコミュニケーションを行いやすくなっています。
しかし、国内の Web 会議の利用のあり方を見ると、進行役や特定の発言者が意見を述べ続け、参加しているメンバーはそれを聞き続けるという運用になりがちです。
音声やビデオをオフにしたまま、会議に参加している人もしばしば見られます。
Web会議ツール「 Zoom 」の利用実態調査では、 Web 会議時に音声をオンにしている割合は参加者全体の 60% 、ビデオをオンしている割合は 40% 、ファイル共有を利用する割合は 20% にとどまるそうです。特に日本では、 Zoom のように複数人の Web 会議がストレスなく実施できる品質のサービスであっても、音声やビデオをオフにする傾向は強いようです。
では、オンライン上で双方向のコミュニケーションを実現するためにはどうすればいいでしょうか。そこで重要になるのが、ブレストやアイデア出しを促すツールです。現在は、ブレストツールやマインドマップツール、かんばんボードなどさまざまなサービスがオンラインで提供されていますが、なかでも注目度が高まっているのがオンラインホワイトボードです。
オンラインホワイトボードは、ホワイトボードをクラウド上で実現するサービスですが、製品によっては先述したマインドマップやカンバンなどの機能を兼ね備えたものもあるなど、これ 1 つで柔軟かつ自由度の高いコミュニケーションができるからです。
世界3000万ユーザーが利用する
オンラインホワイトボードの秘密
オンラインホワイトボードは、 Zoom にも付属しています。また「 Microsoft Teams 」と一緒に利用できる「 Microsoft Whiteboard 」や、「 Google Meet 」と一緒に利用できる「 Google Jamboard 」のように無料のサービスも数多く提供されています。
多種多様なオンラインホワイトボードがある中でも、近年世界的に人気が出ているサービスが「 Miro 」です。 Miro は、 2011 年に米サンフランシスコで創業し、アムステルダムなど世界各国に拠点を置くスタートアップ RealtimeBoard 社が提供するサービスです。
大手 IT 、製造業、サービス業、製薬業やコンサルティング企業をはじめ、全世界で 10 万社へ有償ライセンスを提供し、世界 3000 万人が利用しています。日本でも 2021 年 11 月に支社が開設され、「 TOPIX 100 」の 50 ％が Miro を採用、国内ユーザーは現在 50 万ユーザーに達しています。
なぜ「Miro」？
Miroを利用するメリットの 1 つは、アイデア・デザインなどを手早く視覚化し、オンラインでのディスカッションを効率良く実施できるようにしていることです。 Web 会議で一方通行になりがちなコミュニケーションを双方向性のあるものにしています。
ホワイトボードには、ユーザー全員が同時に書き込むことができます。また、ディスカッションに応じたテンプレートが豊富に用意されており、そのまま会議で利用することができます。
さらに、 SaaS であることから、記録された内容はすべてクラウドに保存され、会議終了後誰かのパソコンに保存しておく必要もありません。次回の会議にて前回書き込んだ内容からスタートすることもできますし、会議以外のタイミングで書き足しておくこともできます。
同時書き込み、豊富なテンプレ、豊富なSaaS連携先
他のオンラインホワイトボードと比較した場合の Miro の特長は、大きく 3 つあります。
1つめは、「複数ユーザーによる同時書き込み」です。他のオンラインホワイトボードでは同時書き込み数が数十人程度と制限があるものも多い中、 Miro は 200 人まで対応しています。実際にはそこまでの人数で会議を行うことは少ないかもしれませんが、人数が増えてもストレスなく動作し、自由に参加人数を増やせるため、ディスカッションの効率化と円滑化に貢献します。
2つめは、「目的別に 1000 種類以上のテンプレートが用意」されていることです。開発元が提供するテンプレートだけでなく、ユーザーが作成してアップロードしたテンプレートを活用できます。例えば、マインドマップ、かんばんボード、サービスブループリント、フローチャートなどに対応したテンプレートなどがあります。
また、アジャイル・スクラム開発で利用するユーザーストーリーやデイリースタンドアップミーティングに対応したテンプレート、 CRM 施策などで利用するカスタマージャーニー、ユーザーペルソナ向けテンプレートなどもあります。
3つめは、「 100 種類以上のクラウドサービス (SaaS) と連携」できることです。 Zoom や Teams などの Web 会議から Miro を呼び出して使ったり、「 Slack 」や「 Box 」と連携してチャットメッセージやファイルをコンテンツとして活用できます。タスク・プロジェクト管理の「 Asana 」や「 Jira 」と連携して、タスクを Miro 上にインポートして利用することもできます。
豊富なSaaSと連携できることもMiroの大きな特長だ
Web会議の弱点を補完し、プロダクト開発やUXデザインの現場を活性化
他の SaaS との連携は非常にスムーズで、誰でも簡単に利用できるようデザインされています。ドキュメントやイメージは、ボード上に展開した状態で貼り付けられ、視覚的にわかりやすく情報資産を活用できます。また、タスクやジョブも、ディスカッション後に行うアクションプランとして連携させることができます。
主な利用シーンとしては、プロダクト開発、 UX デザイン、リーン開発 / アジャイル・スクラム開発、研修・ワークショップなどが考えられます。もともとプロダクト開発では、メンバーが対面でホワイトボードを利用しながら、戦略やプランニング、製品化のアイデアを練っていく作業が欠かせません。 Miro を利用することで、そうした作業を効率化し、ビジネスをより迅速化させます。
また、 UX デザインの現場でも、アイデアをリアルタイムに交換したり、絵や図面を使ったりしながら設計、開発業務を進めていきますが、さまざまなデジタルコンテンツをそのままホワイトボード上に展開できるので、デザインワークをより効率化することができます。
多様な働き方を実現するためには、仕事内容や気分などに合わせて働く場所や時間を変える ABW(Activity Based Working) が重要とされています。オンラインコミュニケーションでも、ブレストやアイデア出しといった双方向のやりとりをオンラインホワイトボードで効率化する Miro でぜひ最適なコラボレーション環境を築いてみてください。
オンラインホワイトボードサービス「Miro」の特長
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