テレワークが普及し、Web会議やチャットなどコミュニケーションを効率化するデジタルツールが登場しています。
人とのコラボレーションは加速しても不必要なやり取りが増えてしまえば、チーム全体のコミュニケーションが本当に効率アップできるとは限りません。タスクやプロジェクトという視点からチーム全体の生産性と効率性を上げるツールをご紹介します。
テレワークでWeb会議ツールを導入したが仕事がしにくい…
新型コロナウイルスのパンデミックによって、人々の働き方は大きく変わりました。オフィスに集まってフェイスツーフェイスでコミュニケーションを取るこれまでのあり方から、Web会議ツールを使って自宅やサテライトオフィスなどそれぞれが離れた場所にいながらコミュニケーションするあり方へ変化しています。
新しいオンラインコミュニケーションでは、対面で行っていたときとは異なるコミュニケーションスタイルが求められます。以前は遠隔地とのやりとりはメールや電話に頼らざるを得ない状況でしたが、現在は、使いやすい Web 会議ツールが登場し、手軽にまるでその場にいるような感覚でリアルタイムのやりとりできるようになりました。
その意味では、コミュニケーションは以前とほとんど変わらずに行うことができると言えます。実際、 2020 年の緊急事態宣言以降、 Web 会議ツールは多くの企業で採用され、必要があれば出社勤務から在宅勤務に切り替えてオフィスにいるように仕事を進めることができるようになっています。ほかにも、近年急速に普及するチャットツールの効果も大きいでしょう。
しかし、こうしたツールだけでは仕事がしにくいというのも事実です。例えば、チームで仕事をすると、仕事の割り振りや進捗の確認、報告といったコミュニケーションが発生します。言い換えれば自身が本来注力すべきである仕事ではなく、「仕事のための仕事」が必然的に増えます。
Asana 社では、「仕事のための仕事」の代表例として、「仕事についてのコミュニケーション、情報の検索、アプリの切替、優先事項の変更、仕事のステータスの追跡など」を挙げており、 同社の調べによると 、ナレッジワーカーは職場で 60% の時間を技術的な仕事ではなく、仕事のための仕事に費やしているといいます。
タスクやプロジェクトではなく「仕事」という単位を管理するべき
確かに、 Web 会議やチャットツールを使えば、複数のメンバーが情報をリアルタイムに共有したり、相手の表情を見ることで仕事の進み具合やメンバーの調子を確認したりすることができます。
ただ、実際に仕事にとりかかる際は、各メンバーが 1 人で集中して作業するというケースがほとんどです。資料作成やレポート集計、実績値の入力、分析など、複数人でコラボレーションするよりも、 1 人で集中して作業を行うことでより生産性が高まる仕事は多くあります。
このように、 1 人で集中したいときに、進捗を確認する連絡への対応や Web 会議が入ってしまったらどうでしょうか。
メールやチャットの対応時間が増えて作業に集中できなくなったり、 Web 会議でのミーティングばかりで 1 日の予定が埋まってしまったりして本来の仕事ができないという悩みが増えています。「仕事のための仕事」に追われている状態です。その結果として、ほかの人が何をしているかわからなくなったり、チームがどんな目標に向かって仕事をしているのか分からなくなったりしてしまうのです。
こうしたチーム作業におけるコミュニケーションは、日本に限った話ではありません。そこで登場したのが「ワークマネジメント」という考え方です。ワークマネジメントは、チーム作業の課題を、タスクやプロジェクト、勤怠といった細かな単位で解決するのではなく、「仕事」という大きな枠組みのなかで解消しようという考え方です。
仕事を効率化し、生産性を向上させる
クラウドサービス「Asana」
ワークマネジメントを実践するためのツールとして世界的に採用が広がっているのが「 Asana 」です。
Asana は、プロジェクト、タスク管理をコア機能に、チーム全員が多彩な機能とアプリケーション連携を活用して仕事の生産性を向上させるためのクラウドサービスです。
提供元の Asana 社は、元 Facebook の CTO で Facebook 社員の生産性向上に携わったエンジニアによって 2008 年に設立された企業で、現在、世界 195 ヵ国 9 万 3000 以上の組織にサービスを提供しています。
コンテンツ管理やコミュニケーションを統合してタスク管理を効率化
Asanaの特長は大きく3つあります。
操作が簡単
Asanaでは「チームメンバー全員が主役」になれます。一般にタスク管理ツールやプロジェクト管理ツールは、全体を管理する管理者がいて、タスク作成やステータスの移行、完了などを最終的に管理者が管理する仕組みです。これに対し、 Asana は、個人のタスクを起点とし、そこからチームのタスクやプロジェクト、それら全体の管理を行うこともできます。
タスクを多角的に可視化して把握
個人と組織の動きを簡単に確認できるため、可視化された進捗や負荷状況を見ながら、フォローアップにかかる時間を節約できます。自分のタスクやチームの活動が可視化され、綿密な管理から解放されます。
活動を目標に結び付けて管理
個人の日々の活動・業務や組織のパフォーマンスを目標と紐づけ、仕事の成果が可視化できます。目標管理手法「 OKR （ Objectives and Key Results ）」に沿った管理が可能です。
タスク・プロジェクト管理から
社員オンボーディングまで幅広い用途
Asana の使い方は、単独で利用するというよりも、さまざまなコミュニケーションツールと連携して利用するスタイルがおすすめです。 Asana は、 Web 会議ツールの「 Zoom 」や「 Microsoft Teams 」、ファイル共有サービスの「 Box 」、 CRM の「 Salesforce 」、分析ツールの「 Tableau 」、メール「 Outlook 」など、さまざまなサービスと連携できます。
例えば、 Outlook のメールから、個人のタスクを作成し、それを Asana 上でメンバーと共有しながら、プロジェクト上のタスクとして管理することができます。タスクは一度作成すると、かんばんボード、リスト、カレンダーなどさまざまな形式で表示できます。タスクのスケジュールから、タイムラインという WBS やガントチャートに近い管理画面を表示することもできます。
仕事という大きな単位で管理する発想のため、アンケートシステムや問い合わせ受付システムなどにも応用できます。例えば、ユーザーからの問い合わせを Asana のタスクとして受け付けることで、案件の振り分け業務などの手間をなくし、仕事そのものを効率化することができます。
チェックリストや手順書として、新入社員のオンボーディングに利用しているケースもあります。タスクを 1 つひとつユーザー自身が確認していくことで、新入社員への説明などの手間を削減できます。
「無駄の削除」「現状の可視化」「目標達成の管理」を実現
Asanaを利用するメリットは以下のものが挙げられます。
本来の仕事に集中
メールやチャットを探す時間を減らし、やるべき仕事に集中できるようになります。メールやチャットから簡単にタスクを作成でき、仕事全体を Asana というプラットフォームで管理できるので、「仕事をするための仕事」から解放されます。
素早い現状把握
ほかの人が何をしているかなど、いちはやく現状を把握できます。タスク管理だけではなく、タスクごとやチーム、プロジェクト専用のコミュニケーションができるので、現状把握が素早くでき、コミュニケーションのスピードと品質が高まります。
目標に沿った全体管理
目標と主な結果（＝ OKR ）に沿った全体管理ができるようになります。チーム・組織には目標があります。戦略から実行まで、ビジネスの全工程の進捗をリアルタイムで確認でき、次に起こすべきアクションを把握します。そのうえで、会社、組織の目標とプロジェクトのステータスの関係を明らかにし、目標達成までを一貫して管理できます。
チーム作業のコミュニケーションの課題を解消しながら、こうした「無駄の削除」「現状の可視化」「目標達成の管理」を実現することが重要です。
CTC エスピーでは Asana を導入してさまざまなツールと連携させることで、製品個々の価値から仕事の効率化を実現するための仕組みに変化させることが重要だと考えています。 Asana を効果的に活用する方法などのご提案もできますので、ぜひご相談ください。
