課 題

建設業界にも働き方改革関連法が施行され、時間外労働の上限規制が適用。
業務を見直す必要があった。法令に関わる書類を手作業でチェックしており不安を感じていた。

課題のポイント

• 1.担当者の認識によりばらつきのあった社内ルールを統一化し、全国の支店へ導入を拡大
• 2.安全管理の徹底、作業時間の大幅軽減、担当者の気持ちの面での変化なども実感
• 3.建設業界に根強く残る手法や考え方を一旦リセット、様々なアイデアが生まれる

各現場で実施していた「施工体制台帳」に関わる業務を本店に集約、事務担当者の業務効率化のためWinActor導入へ

2024年から建設業界にも働き方改革関連法が施行され、時間外労働の上限規制が適用されることになります。これをきっかけに会社として「働き方改革」の推進を検討。「まずは現場の残業、管理工数を削減できるように業務を見直しました」と話すのは工事第四部長の秋山氏。建設工事の際に提出が義務付けられている「施工体制台帳」の作成やチェック業務は、それまで各現場で行っており、担当者の負担となっていました。この業務を建設業向けクラウドサイトを活用して東京本店に集約しました。現場の負担は軽減されたのですが、クラウドサイト上で100を超える現場の一つひとつのページを開き、さらに現場に関わる企業ごとに添付書類の有無、中身までを確認するのは大変な手間と時間がかかり、今度は事務担当者の負担が大きくなりました。「チェック業務などにはRPAが使えるのではないかと以前から考えていました。本部で使っていたWinActorが使いやすいと紹介され、とにかくやってみようということでスタートしました」と工事部 工事第四部長秋山龍生氏の主導でWinActorによる自動化が進められました。

元請企業から下請企業までの書類をクラウドサイトでチェック、手作業での確認業務は不安という問題点も

施工体制台帳は安全管理のために、建設工事に関わるすべての建設業者の情報をまとめた書類で、国土交通省が定めた様式で作成します。現場ごとに工事の名称や許認可番号、内容、施工に参加する企業の社名や連絡先、施工スタッフ名簿、保険の加入状況などを記載。元請企業から下請企業までが、それぞれにクラウドサイトに登録し、各企業が作成した施工体制台帳と必要書類、業者間で交わした注文書や請書などを添付書類としてサイト上にアップします。工事が始まるまでに、各企業の施工体制台帳を確認し、記入漏れや書類の不備がないか、整合性がきちんとあるかなどをチェック。未提出や不備などがあれば元請企業が下請企業に対し、注意喚起の連絡を行います。「企業に連絡した修正が直っているか、直るまで何度もクラウドサイトにアクセスして確認しなくてはならないのが大変で、企業の数も多いのでチェックした履歴を残せる管理表が作れたらいいなと思っていました。もしチェック漏れがあった場合は法令違反となるため、手作業での確認業務には不安もありました」と工事部工事課で事務を担当する佐藤氏は導入前の問題点を振り返ります。

販売パートナー企業に依頼してシナリオを作成。運用しながら試行錯誤をくり返して、より効率的に

シナリオ作成は販売パートナー企業に依頼。「依頼時にはRPAで何ができるのか、どういうシナリオを作ればよいのかもわかりませんでした。クラウドサイトの動作の手順をスクリーンショットの画像資料にして、こんな管理表にしたいというサンプルを作り、それを元に作成をお願いしました。導入決定から約2か月半でシナリオを作り上げて運用を開始しましたが、実は当初想定していた機能のうちの6割程度でのスタートでした。チェック項目が多くシナリオも複雑なため、スタート直後は不具合もありましたが、運用しながら改修や機能追加などをくり返し、3年間かけて試行錯誤しながらより効率的に活用できるようになりました」と秋山氏。シナリオ修正を担当する工務技術部工務技術課担当課長の木村氏は「はじめはマニュアルを読んでもなかなか理解できず、修正できそうにないと思っていましたが、実際に自分でさわって、動かしているうちにだんだんとわかってきました」と言います。疑問点は販売パートナー企業の担当者にその都度、問い合わせて説明を受けたり、来社して一緒に修正をしてもらったりしたこともありました。途中、クライドサイトの大幅なリニューアルがあったのですが、それも販売パートナー企業の協力を得て、新しいサイトの仕様にも問題なく対応できたそうです。

解決

社内ルールを統一し、全国の支店に運用拡大、 RPAによる自動化と人の確認でチェック機能も向上

解決のポイント

• 1.業務を見直し整理したことでバラツキのあった社内ルールを統一
• 2.チェック業務の精度が向上し、気持ちの面での負担も軽減
• 3.さらなる利便化、人材育成に向けて学びの機会も検討

1.担当者の認識によりばらつきのあった社内ルールを統一化し、全国の支店へ導入を拡大

シナリオ作成の準備段階で、それまでの業務内容を見直し整理しました。各現場で業務をしていた時は、担当者の認識によりばらつきがありましたが、業務の見直しと整理によって社内ルールが統一化されたことも導入効果のひとつです。その後、東京本店での運用が軌道に乗り、全国の支店にも活用を拡大することに。「支店ごとにも認識の相違や独自のルールなどがありました。ルールを統一しましょうというところから話を始めて、業務の中で重視するポイントや優先順位などをヒアリングしたり、業法に詳しい方にアドバイスをいただいたりもしました。RPAの基本となるルールを話し合い、各支店での運用に向けてさらに改修をしました」と佐藤氏。現在、東京本店を含む9支店でWinActorを運用しています。安全管理に関わる人員の見直し（50現場の対応で１名程度の工数削減）、チェック機能の向上による法令違反の防止、作業員の安全管理が徹底されるなど、数々の導入効果が広がっています。「各支店で運用する中で、今後もいろんな要望も出てくるでしょう。常に新しいルールに対応して、社内でシナリオ修正できるのもWinActorの使いやすさだと思います」と木村氏は言います。

2.安全管理の徹底、作業時間の大幅軽減、担当者の気持ちの面での変化なども実感

WinActorで自動化した内容は、クラウドサイトの現場単位の施工体制台帳のダウンロード、管理しやすいフォーマットへの変換、登録不備の自動チェック、保険加入、健康診断受診状況チェックなど。迅速で確実な安全管理の徹底に繋がっています。さらに、細かな社内ルールに基づき管理表をチェックし、作業の記録を常に更新できるようにしました。ファーストチェックの業者・指摘回数の多い指摘等を着色し、表を更新する際に前回までの指摘事項を自動転記することにより、見るべき場所がすぐにわかるので、管理表を辿って探すという手間も省けています。また管理表に指摘したい内容をまとめておけば、自動的にサイト上で業者へ是正内容の通知、また社内担当者へもメール通知が送信されるという機能も設定。以前は2～3人で手分けしていた作業が、夕方に起動しておけば翌朝には完了できるようになり、作業時間は大幅に軽減されました。「実際にRPAが動いている画面を見て、普段手作業でやっていることがこんなにスピーディーに、正確に行われるのだと驚きました。煩雑で手間のかかる業務というイメージで、チェック漏れの不安などもあったので、自動化によって気持ちの面での負担も軽減されました」と佐藤氏は導入の効果を実感しているとのこと。登録の不備や添付書類の有無などRPAで判断できることはRPAに任せ、添付書類の内容や押印などは人間の目で確認することでチェック業務の精度を向上させています。

3.建設業界に根強く残る手法や考え方を一旦リセット、視点が変われば、発想も変わり、様々なアイデアが生まれる

「私は事務担当で現場に出たこともありませんが、現場ではたくさんの業務があるうえに、安全管理業務までしていた大変さを自分がやってみてわかりました。安全書類以外にも、こちらでできることは引き受けていきたいと思っていますし、RPAが活用できるとさらに幅が広がるのではないかと考えています」と佐藤氏は今後の展望を語ります。一方、秋山氏は「建築業界には、これまで積み重ねてきた手法や慣例、それに基づく考え方が根強く残っています。それを一旦リセットして、別の視点で見てみることで、様々なアイデアが生まれてくると思います。例えば、必要なポイントを撮影し、写真台帳を整理（膨大な時間と知識が必要な業務です。また膨大な量の写真より必要な写真を見つけるにも手間がかかる）していますが、360度カメラとiPadを持って撮影したい場所を歩くだけで、写真と図面がリンクするCloudを利用することにより大幅な業務削減が可能となり、決められたルートを歩くだけなので技能が無くてもできる業務となります。また写真と図面がリンクするので見たい箇所の検索が容易になります。
このサービスを通して、PCの処理能力、通信の高速化により膨大なデータを取得し処理することが可能になったが、人間の発想が進化できていないと感じました。こうした真逆ともいえるような新しい手法や考え方を柔軟に取り入れることが大切。視点が変われば、発想も変わり建設業界でもRPAを活用して効率化できることがさらに増えるのではないでしょうか」と言います。働き方改革をこれからも推進していくためにも、さらなる利便化、RPA運用のための人材育成に向けて、社内セミナー、研修などの学びの機会の設定も検討しておられるそうです。

課 題

職員が小さな成功体験を積み重ねて変化に慣れていくことで行財政改革の行き詰まりから脱却したい。

課題のポイント

• 1.行き詰まりが見え始めた行財政改革を再加速させたい
• 2.やらされ感のある改革から、自主的な業務改善にシフトしたい
• 3.即効性、柔軟性のあるツールを活用して改革への関心を高めたい

変えることへの抵抗感や行き詰まり感を払拭して、行財政改革を推進したい

掛川市では、「希望が見えるまち、誰もが住みたくなるまち」の具現化に向け、持続可能な行政経営を目指し、行財政改革に取り組んできました。しかし、業務量減を伴わない職員数削減による職員負担増や、新しいチャレンジへの抵抗感から、庁内には一種の「改革への嫌悪感・行き詰まり感」があり、この雰囲気を何とか打破したいと考えていました。

管理部門主導の「やらされ感」がある改革から抜け出したい

これまでの改革は管理部門主導で実施し、職員数削減や補助金の見直し、指定管理者制度の導入などを進めてきました。一方で、個々の現場では「やらされ感」を感じる場合や、画一的な改革により歪みが生じるケースもあり、次のステップに進むためには、現場が自主的な改革に取り組むことが必要でした。

変えることへの抵抗感や行き詰まり感を払拭して、行財政改革を推進したい

改革に関心を惹きつけて現場の協力を得るためにも、これまでも実施してきたフローの見直しやエクセル上での工夫だけでなく、取り組みの象徴として新ツールを採用したいと考えました。その条件として、はっきりとわかる成果を市民や現場に還元できることや、即効性・柔軟性があることを重視し、一部の自治体でも普及が進んでいるPRAに注目しました。

解決

現場の負担感が高い定形業務に狙いを定めてRPAの活用を推進し、事務改善による市民、市役所、職員「三方一両得」の改革を実現

解決のポイント

• 1.PoCを実施してRPA『WinActor®』導入の費用対効果を確認
• 2.管理部門のサポートで、現場の自動化導入負担を軽減
• 3.RPAによる改善を市民、市役所、職員「三方一両得」の改革の第一歩に

実証実験でRPA『WinActor®』の費用対効果を確認

RPAの選定・テストにあたっては、日本語に完全対応しており、自前での開発・メンテが可能な『WinActor®』で実証実験（PoC)を実施しました。代表的な事例としては、納税課をはじめ、8 課16業務45科目にも手作業がまたがって煩雑化していた、税金等のコンビニ収納における入金処理事務があります。この業務を自動化することで、ヒューマンエラーの防止や自動化による業務集約など、年間440時間の効率化が確認できました。

現場の希望を中心に自動化対象の業務を抽出

PoCの結果を基にRPAの導入を決定し、RPA拡大対象の業務を募集したところ、庁内から66事業（年間約10,000時間）もの希望が寄せられました。しかし、実際の現場では「業務を改善したいが、普段の仕事を回すだけで精一杯」という場合がほとんどです。そこで、実際の現場を支援するため、IT担当部局や行財政改革担当部局が業務課題の抽出やフローの見直し、RPAの導入・自動化の実現までをサポートしています。

RPAを活用した効率化が、市民、市役所、職員「三方一両得」の改革の第一歩

定形業務の自動化は効果が実感しやすく、職員の反応も想像以上です。また、効率化の成果は職員だけのものではなく、市民の皆様には「正確かつ低廉なサービスを提供でき」、市役所は「経費削減等による生産性の向上」、職員は「負担軽減やワークライフバランスの向上」といった、三方一両得の改革の第一歩につなげることができると感じています。

課 題

インシデント防止策やCSRの取組比率増大により購買契約の工数が増加、紙と人手が中心の運用を脱却して、省力化を実現したい。

課題のポイント

• 1.膨大な量の納品書が起点となる業務の負荷軽減
• 2.インシデント防止策やCSR関連の取組みで増大するオペレーションへの対応
• 3.社員のストレス要因となっているミスが許されない膨大な量の繰返し作業の低減

膨大な量の納品書、データエントリから検収確認までの業務負荷軽減を目指す

弊社は横浜本社の移転を機に、物（紙）から脱却して場所や時間に縛られないワークスタイルを実現しようと、営業証憑類の電子保存による業務効率化を進めてきました。特に、年間23万件もの発注をこなす購買部では、電子契約（EDI)の導入も仕入先全体の30％と発展途上であり、書類の保管も外部倉庫が必要になるなど、「紙と人手」が中心の運用からの脱却が目下の課題でした。

従来の「高品質のものを安く・早く仕入れる」業務に加え、内部統制とCSRの取組比率が増大

求められる役割も変化し、「高品質のものを安く・早く仕入れる」という従来の業務に加えて、インシデント防止策によるダブルチェックや、CSR関連の取組比率の増加もあり、発注件数の増加率以上に購買関連オペレーションの工数が増えています。購買部は限られた予算での人員計画であるため、増員による解決は困難です。

ミスが許されない膨大な量の繰り返し作業が、社員のストレス要因に

また、購買部には「同じ作業の繰り返す業務」が膨大にあることも事実です。作業そのものは難しいわけではありませんが、数量や金額を扱うため間違いが許されない重要な業務です。この、「件数が多く単調になりがちだが、ミスは絶対にNG」という作業の繰り返しは、社員のストレス要因になりがちであり、業務そのものの省力化が重要なポイントでした。

解決

イメージスキャナー+OCR+RPAの組み合わせにより納品確認作業の省力化を実現

解決のポイント

• 1.スキャナー+OCR+RPAの連携で、データエントリーから検収確認までの大幅な省力化を達成
• 2.OCRに適した帳票改訂と業務フロー見直しを行い、RPAが得意とする処理に合わせたシナリオ整備
• 3.業務の単純化や人の作業とのスケジュールの調整を通じて、RPAのポテンシャルを引き出す

製品購入の詳細フローを点検し、スキャナー+OCR+RPAの連携に適した作業を切り出す

この課題の解決策としては、「単調」「繰り返し」「ミスNG」という課題のキーワードから、RPAが得意な分野であると考え、数あるツールの中から、日本語に完全対応の『WinActor®』を採用しました。また、納品書等のペーパーレス化に向けては、弊社の代表製品である「fiシリーズ」のスキャナーと、OCR「DynaEye」を活用し、WinActor®との連携フローを組むことで、大幅な省力化を達成しました。

OCRの認識率を高めるため、標準帳票の改訂にトライ

しかし、テスト段階ではOCRの認識率に改善の余地があり、人手での修正作業が発生したため、OCR利用を前提とした帳票改訂にトライしました。例えば、日付は和暦ではなく西暦に誘導するため「20XX年」の「20」を予め印字したほか、必須記入枠の明確化、FAX送信用の送付範囲マークの追加などです。これらの取り組みにより、仕入先ごとの記入差を是正し、人手による修正率を従来の1/3にまで減らすことができました。

業務フローやスケジュールの調整を通じて、WinActor®のポテンシャルを引き出す

ほかにも、RPAの特性に合わせて業務フローを単純化したり、人が実施する業務とバッティングしないように、利用するスケジュールを調整するなど、WinActor®のポテンシャルを引き出す工夫を続けています。これにより、ミスが激減した（手戻りが減った）ことはもちろん、RPAを夜間に動かすことで生産性も向上し、購買部だけでも年間で3人月分の効率化を達成できました。また、定性的にも、単純作業をRPAに任せられる安心感から社員のストレスが減り、職場の雰囲気も明るくなったと感じています。

課 題

お客様により良い業務ソリューションを提案していくためにも、まずは自社の管理部門の働き方改革・業務効率化を達成したい。

課題のポイント

• 1.お客様により良い業務ソリューションを提案していくためにも、まずは自社の管理部門の働き方改革・業務効率化を達成したい。
• 2.どのRPAが使いやすいか、まずは自社業務に適用して効果を見極めたい

基幹業務ソリューションのプロとして、一歩進んだ業務効率化を提案したい

当社は、お客様の業務改革を支援するSIベンダーとして、総務や財務といった基幹業務を中心に、コンサルやシステム構築、自社パッケージの開発・販売といったビジネスを手がけています。ここ近年は、働き方改革の流れから、さらなる業務効率化を希望されるお客様も多く、これまでの枠を超えた新しい施策の提案が求められるようになりました。

基幹業務との連携実績からRPAに着目。まずは自社業務で効果の見極めを実施

私たちが手がける業務系ソリューションとの相性の良い新提案を探っている中で、管理業務での利用実績が豊富なRPAツールに着目しました。しかし、RPAは種類が多いだけでなく、適応業務の見極めも必要なことから、「お客様に提案する前に、社内の業務効率化に活用しよう」と、まずは自社の業務で導入テストを実施することにしました。

解決

10を超えるRPAツールを入念にテストし、現場が主体的に利用できる「WinActor®」を採用。自社の基幹業務の効率化を達成

解決のポイント

• 1.マニュアル・UIを含めた完全日本語対応の「WinActor®」を選択
• 2.スモールスタートへの対応や、ユーザー部門主体での導入のしやすさも魅力
• 3.人事・総務系の業務を中心に、財務やシステムサポートでも幅広く活用

10を超えるRPAツールを比較検討し、日本語完全対応のWinActor®を選択

RPAの導入にあたっては、専門のプロジェクトチームを立ち上げて、10を超える代表的なツールについて、自社開発ソフトとの相性や現場での扱いやすさ等を慎重に比較検討しました。その結果、「UIやマニュアルが完全日本語対応」、「PC1台からのスモールスタートが可能」、「ユーザー部門主体での導入のしやすさ」などの点から、WinActor®の導入を決めました。

ハンズオントレーニングや月例ミーティングでRPA関連のスキルトランスファーを推進

その後は、システム部門主導で社内業務のロボット化のPoC（実証検証）を経て、RPAが活用しやすい定形業務のある人事総務部門を中心に本格導入を進めました。初めのうちは、サポート企業様のハンズオントレーニングを活用して基本を学び、操作に慣れてからは、SE同士で月例のミーティングを開催して、社内へのスキルトランスファーも順次進めていきました。

人事総務系の業務を中心に、財務やシステムサポートでも幅広く活用

実業務への適用では、勤怠チェックや通勤情報の入力、健康診断受診者名簿の管理などを中心に、人事総務部だけでも、年間で240時間を超える効率化を達成しています。他にも、財務部門では収支資料の作成、システムサポート部門でのソフトウェア保守の新規・解約通知の作成など、幅広い業務で活用しています。 今後は、社内業務のより一層のRPA化を進めるとともに、自社開発パッケージの人事管理システム／給与計算システム（GrowOne 人事SX／GrowOne 給与SX）との連携も視野に入れて、より価値ある業務効率化の提案をしていきたいと考えています。