PHONE APPLI PEOPLE
社員やお客様情報などをクラウドで一元管理し、社内外のコミュニケーションを円滑にするWeb電話帳クラウドサービスです。
製品情報
株式会社ファミリーマート
居場所がわかるコミュニケーションポータルでフリーアドレス化を実現。
導入のポイント
- フリーアドレスでも連絡先と居場所がすぐにわかる
- 名刺管理もオプション導入できる点が採用の決め手に
- 部署をまたぐ社内コミュニケーションが活性化
全社員約6,000名へのiPhone貸与、クラウド型コラボレーションツール「G Suite」の導入など、新たなICTツールを活用しながら働き方改革を進めてきたファミリーマート。2019年2月には、より柔軟性の高い働き方を実現するため、約1,300名が勤務する本社オフィスのフリーアドレス化も実施した。
仕事をする場所を固定せず、業務の内容や状況等に合わせて最適な環境を選んで働く――。ファミリーマートでは今、そうしたワークスタイルが根付き始めている。
この環境において、社員同士が円滑にコミュニケーションを行うための基盤となっているのが、フリーアドレス化に合わせて導入したPhone Appliのクラウド型コミュニケーションポータルサービス「PHONE APPLI PEOPLE」だ。これにより、例えば外出先から拠点内の社員に電話をかける場合や、これまでやり取りがなかった他部署の社員に連絡を取る際にも簡単に相手の電話番号を検索し、電話取次などの面倒な手間なく相手のiPhoneを直接呼び出せる。
また、フリーアドレス制の本社オフィスでは、相手の現在位置を確認できる「PHONE APPLI PLACE」も活用している。これはPHONE APPLI PEOPLEのオプション機能で、PCのWi-Fi電波を使って位置を把握する仕組みだ。PHONE APPLI PLACEで検索した相手の現在位置がオフィスマップ上に表示されるため、直接会って話をしたい場合にも探す手間がかからない。
フリーアドレスでも 連絡先と居場所がすぐわかる
PHONE APPLI PEOPLEの導入を推進したシステム本部 システム基盤構築部 システムソリューショングループの原口八世伊氏は、このPHONE APPLI PLACEが、PHONE APPLI PEOPLE採用の決め手になったと話す。部署ごとに固まった固定席で働いていた従来の環境から一気にフリーアドレス制に移行するに当たって、「誰がどこにいるのかがわかるようにする必要があった」からだ。
原口氏自身、社員が利用するデバイスや業務アプリケーションのサポート等を行っているため、「問い合わせがあれば、その人のところに行って対応することが多い」。PHONE APPLI PLACEによって、「会ったことのない人でもマップで居場所を確認できる。すごく活用している」とその効果を実感している。PHONE APPLI PEOPLEは電話でのコミュニケーションだけでなく、リアルに人をつなげるためのツールとしても活躍している。
システムソリューショングループでマネジャーを務める髙森卓氏も、PHONE APPLI PEOPLEの特徴が部署間をまたいだコミュニケーションの活性化に役立っていると指摘する。同氏が評価するのは、社員の顔写真を登録できることだ。「本社オフィスでは約1,300名の社員が働いており、一度も会ったことがない他部署の人とコミュニケーションをする機会も多い。顔写真があれば、初めて会う人でもイメージが湧く。フリーアドレスになっても、顔がわかり居場所もわかるため、打ち合わせなどもスムーズに行えるようになった」という。
“必要十分”な名刺管理機能も 採用の決め手に
ファミリーマートはもともと社外で活動する社員が多いこともあり、PHONE APPLI PEOPLEの導入以前から、社外と社内の社員を効果的につなぐ仕組みを整えてきた。システムソリューショングループの堀口典秀氏は、「店舗の現場で働く社員の中には1週間に1度しか拠点に来れないという人も多く、コミュニケーションが取りづらい。数年かけて、その溝を埋めるための取り組みを進めてきた」と話す。
その対策として、社員のコミュニケーション環境を大きく変えたのは2017年10月のことだ。
それまでは管理職や社外で働くスーパーバイザー（SV）、店舗開発の担当社員のみに貸与していたiPhoneを全社員に展開。これを機に、内線電話ではなくiPhoneで直接連絡を取り合うスタイルを徹底させた。
さらに、メールシステムもグーグルのクラウドサービス「G Suite」に移行し、すべての社員がiPhoneからメールを利用したり、G Suiteでファイルの共同編集を行ったりできる環境を整備した。現在はGoogleハングアウトのチャット機能やWeb会議も活用しており、電話に出られないときにはチャットで連絡を取り合っている。加えて、なかなか拠点に来れない社員はWeb会議でミーティングを実施。「チャットもWeb会議も利用頻度は相当高い」と堀口氏は話す。モバイルとクラウドのメリットを活かした働き方がすでに広く根付いているようだ。
こうした働き方改革を推進するなかで、実はWeb電話帳についても、PHONE APPLI PEOPLEの導入以前から他ベンダーが提供するサービスを利用していた。また、G Suiteにも社員の連絡先を共有・管理する機能がある。どこにいても連絡を取りたい相手の電話番号を検索できる状況にはあったのだ。
先に述べた通り、フリーアドレス化に伴ってWeb電話帳をPHONE APPLI PEOPLEに変更した最大の理由はPHONE APPLI PLACEの機能にあったが、髙森氏はもう1つ大きな決め手があったと話す。
それが「名刺管理」機能だ。スマートフォンで名刺を撮影し、そのデータを社員間で共有できる機能である。
システムソリューショングループには以前から、「地主さんや不動産会社などにアプローチする店舗開発部門から名刺管理ツールの導入を求める声が挙がっていた」と髙森氏は話す。最初は名刺管理に特化した他ベンダーのサービスを検討したが、「コストが高く、使わない機能も多かった」。そこで、PHONE APPLI PEOPLEの名刺管理機能に着目。「実際に店舗開発部門にも確認してもらい、要望を十分に満たしているという評価を得たので採用した」
部署間をまたぐ コミュニケーションが活性化
このように、iPhoneとG Suiteの全社展開、そしてPHONE APPLI PEOPLEの導入を経て、ファミリーマート社員の働き方は大きく変わった。その成果はどのようなかたちで現れているのか。
原口氏は、「他の部署とのコミュニケーションが取りやすくなった」ことを挙げる。そもそも、オフィスをフリーアドレス化することで部署間をまたぐ交流はしやすくなる。そこに、話したい相手の居場所が簡単にわかるツールが加わったことで、社内のコミュニケーションが活性化したのだ。
名刺管理機能も仕事の効率化に貢献している。堀口氏は、「部署によって偏りはあるが、社外とのコミュニケーション頻度の高い店舗開発部門などでは、かなりのデータが登録されている」と話す。従来は個人で連絡先を管理していたが、現在は、誰かが部署の共有電話帳に登録すれば、その連絡先データを部署内の誰でも使えるようになった。「わざわざ、『○○さんの連絡先知っている？』と聞かなくても良くなった」と、原口氏も実感を込めてその効果を語る。
堀口氏はさらに、PHONE APPLI PEOPLEで社内と社外の連絡先をまとめて共有・管理できるようになった点も高く評価する。「以前のWeb電話帳では社内の電話番号しか検索できなかったが、名刺管理機能が加わったことで、社内・社外をまとめて検索できる。そこが最も大きく変わったところ」と話す。また、名刺そのものの管理が不要になったことでオフィスのペーパーレス化にも貢献している。
こうした効果もあって、フリーアドレス化から数ヶ月で社員は新しいオフィス環境にも馴染んでいるという。従来のWeb電話帳に比べて社員の利用頻度も高く、社内外をつなぐコミュニケーション基盤としてその存在感を高めている。