RPAとは？

まずは、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の役割や機能、その仕組みなどを見ていきましょう。

RPAが注目され、必要とされる背景

日本企業が抱える経営課題は、「グローバル化」や「イノベーションの確立」、「生産性の向上」などが挙げられます。なかでも生産性の向上は、少子高齢化が進む現在において、人手不足への対処とともに実現しなければならない課題です。企業の規模に関わりなく、さらに政府や公共団体も含めて取り組まなければならない重要なテーマといえます。

「生産性」という言葉は、これまでは工場などの生産部門を対象に使われてきました。近年は、工場や工事現場のスタッフのみならず、事務部門にも人手不足の影響が及ぶようになり、オフィスも生産性を問われるようになりました。また、働き方改革の一つの目標である「労働時間の削減・残業時間の縮小」は、労働者人口の大多数を占める営業や事務、サービス部門が主な対象になっています。このように、どの部門でも必ず発生する事務ワークの労働生産性を高める、という意味でRPAが注目を集めています。

RPAの仕組み

事務スタッフの一人ひとりの努力や残業規制のルール化だけで、「労働者一人当たりの生産性」を大きく向上するのは難しいといえます。一時的に生産性が高まったとしても、気を緩めれば再び長時間で生産性の低い労働形態に戻ってしまうでしょう。また、これらは労働者側に大きな負担を強いることになります。

オフィスワーカーの１日の仕事を見てみると、経理部門では「社内外の伝票のコンピュータへの再入力」、営業部門では「申込書の入力、納品書を複数の顧客へ発送する業務、日々の売上の集計・報告業務」など、単純作業といえる仕事が多くを占めています。これらはすべて「ルーチンワーク」であり、一定の時間を使って毎日処理されているものです。また、その大半が会社の売上や利益に直接関わらない、間接的な業務です。

そこで、「これらのルーチンワークをコンピュータに代替させよう」というのがRPAの基本的な考え方です。自動化というと、長いアーム（腕）を持った生産ロボットを想像するかもしれません。RPAも同じロボットではありますが、ソフトウェア上のプログラムによる自動処理です。PCの前に座って、人が手作業で処理していたものを、ソフトウェアが代わりに操作し、すべてのデータをシステム上で連携させて処理するのがRPAの主な目的です。

どの企業にも当てはまる「RPAの必要性」

生産工程のロボット化は、規模の大きい企業ほど「コスト削減」や「生産性の向上」の効果を得やすい傾向があります。一方、事務作業を対象としたRPAは、「中小規模の企業であっても導入効果を上げることができる」という特徴があります。

RPA化の対象は「繰り返しの多い作業」が基本ですが、各社員が関わる時間が少ない業務もRPA化の対象です。例えば、毎日発生する「交通費の清算業務」のように、RPAで処理時間を削減できる業務は数多くあります。これらの作業をRPA化できれば、それだけ社員がコア業務に従事する時間を増やせます。このように考えを広げていけば、社内のいたるところに「RPAの対象となる業務」が見つかるはずです。

RPA導入のメリット・デメリットと注意点

続いては、RPAのメリット・デメリットと注意点について見てみます。

RPAを導入するメリット

まずは、RPAを導入するメリットを紹介します。ソフトウェア処理による自動化の結果として、次のようなメリットが得られます。

• コンピュータ（ソフトウェア）が処理するため、タイプミスなどの人為的な誤りを極力減らせる。
• 人が手作業で処理する場合に比べて、各段に速度の向上を期待できる。複数の処理も一連の流れとして実行できるため、作業時間の大幅な短縮が可能。
• 深夜や休日に関係なく、ソフトウェアが連続処理してくれるため作業期間を短縮できる。

例えば、顧客から郵送された申込書の不備のチェック、データ入力とその誤りの修正、納品書と商品の発送、といった一連の作業をRPAで行うと、次のような効果が期待できます。

• 作業の正確さの向上、誤発送などの低減
• 作業時間の短縮、深夜や休日の処理による納期の短縮
• 関わる作業スタッフ数の縮小

これらの結果、コストの削減や時間の短縮のみならず、顧客満足度の向上、ライバルより早い納期などの付加価値も得られます。最終的には、会社の売上や利益として還元されることが期待できます。

RPAのデメリット

続いては、RPAのデメリットについて見てみましょう。以下が、RPAのデメリットとして捉えることができる要素です。ただし、デメリットらしいデメリットとはいえず、導入のメリットを大きく損なうようなものではありません。

• 導入費用がかかる。
  （それを超えるコスト削減や業務の効率化が期待できる）
• RPAの導入に合わせて業務のフローを一部変更する必要性が生じる。
  （業務改善と同時に行うことで、「RPAの導入」と「業務改革」をいちどに実施できる）
• 導入時に業務分析が必要。RPAの導入後は、現場でRPAを管理し、設定などを行う管理者が求められる。
  （現場のスタッフが兼任するケースが多いため、あらたに配属する必要性は少ない）

導入手順と注意点、効果的に機能させるためのポイント

業務処理のフローは長年継続されてきたものであり、「処理のしやすさ」、その結果による「ミスの少なさ」などが蓄積されていると思われます。しかし、コンピュータ化が進んでいるにも関わらず、手作業による処理が多く残っているようでは「非効率なパートが少なくない」とも考えられます。

RPAの導入にあたっては、まず現状の業務を分析し、「RPAで処理しやすい、効果が発揮されやすいフローのあり方」について検討する必要があります。現状の業務をそのままRPAに代行させようとすると、不要な処理までコンピュータ化することになり、ソフトウェアの作り込み量や処理量が多くなってしまいます。その結果、コスト削減や作業時間の短縮などの効果が十分に発揮されないケースもあります。

業務分析と業務フローの見直しができたら、人件費といった「現在のコスト」を推算します。そして、RPAの導入によるコストの削減率から費用対効果を推算しておくと、導入予算の目安になります。もちろん、コストの比較だけでなく、処理速度の向上、ミスの削減などによる効果も合わせて考えておく必要があります。こうすることでRPAの導入目的が明確になり、より効果的な導入が実現できます。

最後は、導入にあたっての「現場の理解」です。業務フローの変更、管理者の選出などを自主的に行ってもらいます。IT担当者は、現場の管理者を指導したり、RPAによる業務改善を一緒に考えたりしていくことになります。業務の内容を最も知っているのは「現場の管理者」です。よって、RPAの管理者は「現場の作業を熟知している人」が適任です。

RPAの導入事例

より理解を深め、導入に向けた具体的な検討材料となるように、RPAの導入事例を紹介します。以前は、大手銀行や保険業など、書類作業の多い業種・業態での導入が中心でしたが、最近は多くの分野に広がりを見せています。

株式会社PFU（製造・情報通信業）

イメージスキャナーの製造販売でシェアNo.1の株式会社PFU。RPA導入の目的は、年間6万件にも上る納品書情報の入力業務の省力化にありました。RPA導入前に同社が抱えていた課題は次の通りです。

• 膨大な量の納品書の処理が大きな負担
• セキュリティ対策やCSRへの取り組みの必要性が高まり、納品書などの負担がさらに増す
• 繰り返しで単純な作業にも関わらず、ミスが許されない（ミスの発生などで社員のストレスが増大）

これらを解決するための業務見直しも限界にあり、予算的にも増員が許されるような状況ではありませんでした。しかし、視点を変えてみると、「単純作業」、「繰り返し」、「ミス発生のリスク」の3点がポイントであることがわかりました。これらの作業を自動化できるRPA導入により、人の作業の代替に取り組みました。

RPAの導入にあたっては、業務フローを単純化し、「人がやるべき仕事」と「RPAがやるべき作業」を区分してRPAのポテンシャルを引き出す工夫をしました。結果として、ミスが低減され、夜間のRPA稼働により、購買部だけでも年間で3人月分の業務効率化を達成できました。

詳しい事例はこちら

まとめ：
RPAは事務の効率化を進め、生産性を向上させる必須ツール

まずは、自社にある「繰り返しの多い作業」に注目し、それに合ったRPAを探すことが大切です。「この程度は社員の頑張りで何とかなる」という人海戦術に頼っているようでは、本業への集中度が落ち、気づけばライバルに先を越されていた、ということがないとも限りません。常日頃から付加価値の低い仕事を洗い出し、積極的に改善していかなければなりません。さらに、必要な業務についてはRPAによる自動化を進めることで、コア業務に集中できる「生産性の高い社員」を増やし、ビジネス環境の変化にも強い会社にしていく必要があります。

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