コラム/トピック

テレワークが本格化 働き方に合わせたITの活用とは?

テレワークが本格化 働き方に合わせたITの活用とは?

ウィズコロナ、アフターコロナにあわせて、テレワークが本格化しています。テレワーク中のコミュニケーションや生産性向上のためのRPAなど、働き方に合わせたITの活用法をご紹介します。

急激にワークスタイル改革が進む

過去数年にわたり経営課題の上位に上げられてきたキーワードです。世界的に見ると日本は対応の遅れが否めませんでしたが、昨今の社会状況で思わぬ形で急激な変化を迎えております。CTCエスピーでは過去数年にわたり、ワークスタイル改革に関するシステム・サービスの提案を行って参りました。以前はお客様へのご紹介やご提案が多かったのですが、今はお客様からのお問い合せを多くいただいている状況です。今回はこれに関連して、様々なシステムやサービスをお客様にご提供をしている立場と、利用者としての観点を合わせて「働き方に合わせたITの活用」についてご紹介をさせていただきます。

働き方に合わせたITの活用とは?

企業内で使われるシステムには大きく分けて、企業の取引や会計などを正確に記録することを目的として設計される“System of Record(以下SoR)”と、システムや従業員間の連携を促進させることを目的として設計される“System of Engagement(以下SoE)”に大別されると言われています。前者は対象とする業務の範囲が広くシステム規模も大きいことから、変化に対応するためには時間が必要となります。そのため、直近の課題に対応し即効性のある成果を出すために、後者である“SoE”に関するニーズが増えている状況です。

働き方に合わせたITの活用とは?

急拡大する“フロント業務におけるITの活用”

“働き方に合わせたITの活用”のひとつに「人手で行っていた業務をITに替える」が挙げられます。デスクワークはテレワークに代替が可能な業務ではありますが、「承認」や「捺印」において社内の帳票や伝票を扱う管理系の業務ではテレワークが難しい傾向にあります。このような部分を代替するものとして、ワークフローや電子署名のシステムへのニーズが増えています。今までは各種パッケージソフトを組み合わせて使うのが今までの定石でしたが、近年ではSaaS形式で提供する国内サービス事業者が増えたことにより、利用者の選択肢が広がりました。CTCグループにおいてはグローバルでシェアの高いDocuSign社の電子署名サービスを提供しております。企業間で取り交わす署名を電子化するものですが、大手企業から利用が始まることで日本全国の企業への浸透が期待されています。

RPAによるフロント業務の自動化

フロント業務の効率化において各企業で先行して取組みが始まっている分野としてはRPAが挙げられます。2017年頃から市場が拡大していますが、引き続き高い成長率を保ったまま利用が伸びている状況です。それまで手作業で行っていた集計作業や、アプリケーションへのデータエントリーなど、定型的な業務をシナリオ化しソフトウェアロボットで実行させることにより、人件費に対して費用対効果を発揮します。昨今のテレワーク事情の進展においても利用率は高まっています。今後はOCRやワークフロー、前述の電子署名サービスなどのデジタルトランスフォーメーションの取り組みと合わせて利用が拡大するものと思われます。弊社では国産で市場シェアの高い、NTTアドバンステクノロジ株式会社のWinActor®を提供しています。

もはやインフラとなったWEB会議

テレワーク環境におけるコミュニケーション手段として、もはやWEB会議は欠かせません。コロナ対策前から部分的な無償提供や使いやすさでユーザ数を伸ばしていたZoomや、Microsoftが2020年4月中旬にTeamsのWeb会議機能における1画面における同時表示数を9人まで増やすなど機能強化を図りました。Googleは同6月に従来Hangouts Meetという企業向けのWeb会議機能を、Google Meetとして名称を変更しました。Googleアカウントを持っていれば、最大100人までの会議を60分間開催できる仕組みに改良されています。各社無償で利用できるサービスを提供しており、WEB会議の専用サービスであるZoomやWebex、統合コミュニケーションサービスであるMicrosoft TeamsとGoogle Meetでそれぞれ特徴が分かれます。

大手各社のWEB会議サービス無償版の機能比較
IDCジャパン 国内RPAソフトウェア市場予測、2019年~2023年

WEB会議専用サービスは参加者がログイン不要など、会議相手を選ばずに手軽に使える傾向にあります。統合コミュニケーションサービスはWEB会議以外にも機能の幅が広く、ユーザ判別が必要なため自身のIDを使ったログインが欠かせません。一方でスケジューラと連動するなどの機能もあり、社内の会議は参加しやすいというメリットがあります。WEB会議が普及し、利用者側のリテラシーが上がるにつれ、社内の会議や社外の会議でサービス使い分けなども今後始まってくるでしょう。弊社ではZoom社のサービスを提供しておりますが、在宅勤務が本格化した2020年3月以降、お客様から多くのお問い合せを頂いています。

ITに合わせた働き方へ

コロナ対策により従来からの業務を見直す契機となり、急遽テレワークに合わせるためのIT活用が始まっています。今後より一層生産性を向上させなければならない状況になります。

「働き方に合わせたIT活用」だけではなく、デスクワークのコミュニケーションの在り方や、生産管理や顧客管理などの変革が求められ、「ITに合わせた働き方」の考え方が不可欠となることでしょう。

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