コラム/トピック

Zoomを使ったテレワーク環境改善!

Zoomを使ったテレワーク環境改善!

オフィスワークの会社が在宅勤務(テレワーク)を本格的に導入・開始してから、2~3週間が経ちました。徐々にテレワークによるコミュニケーションの不足が業務効率の低下やマネジメントの不届き、労務管理の難しさが出始めているのではないでしょうか?
Web会議システム“Zoom”を利用してテレワーク環境の改善を図りましょう。

1. テレワーク環境の課題

昨今の世界的な新型コロナウイルス感染症の影響で世の中のB2B企業の多くがテレワークに進んで取り組んでおり、これを機に日本の「毎日通勤」の働き方がガラッと変わり、テレワークが当たり前の働き方に変わっていくかもしれません。

しかし、今までテレワークを本格的に稼働させていなかった企業も多く、急に始まった週5日のテレワークは「本当にこれでいいの?」感が高まってきています。
コミュニケーション不足や業務効率の低下、マネジメントの不届きと労務管理の難しさが出始めているのではないでしょうか。

テレワーク環境ではお互いの顔が見えず会話が減り、個人の業務に偏りがちです。
情報共有や相談事もメールばかりに頼ると本当に相手が確認しているのか、自分の伝えたいことは理解してもらえているのかと一方通行の疎通に陥ります。

またマネージャーとしては、部下が見えないことによる管理者心理への影響や焦りの誘発につながり、チームワークの欠如へとつながります。

これらの課題をクリアにするためには2つ
1つ目はテレワークとオフィス環境の可視化です。お互いが見えることで「家にいる人たちは本当に働いているのか?」や「サボりに思われたくなくて業務を頑張りすぎてしまう」などの不安を減らします。
2つ目は必要な時にすぐに会話ができることです。メールやビジネスチャットだといつ気づいてもらえるのかわからず後回しにされてしまったり、電話だと1on1での会話で限られたりとオフィスにいる時よりコミュニケーションに障壁が生まれます。
オフィス環境にいる時と変わらない会話ができることがコミュニケーションの鍵となっています。

2. Zoomを使ったテレワーク環境の改善とは?

テレワークなどによる出社抑制の要請が出てからというものの、どこの企業でもWeb会議は外せないツールとなっています。営業提案でも電話アポの後Web会議にて顔合わせをしたり、チームでの定例ミーティングをWeb会議にて行ったりと、日常的に使うようになりました。

多くのWeb会議システムがある中、我々も利用している世界でも有名なWeb会議システム“Zoom Meeting”を活用したテレワーク環境の改善方法をご紹介します。

まずテレワークとオフィス環境の可視化です。
オフィスにテレワーカー掲示板を設置します。(Zoom RoomsやZoomのインストールされたPCなど)

テレワークとオフィス環境の可視化

インスタントミーティングで会議IDとパスワードを発行し、テレワーカーへ案内します。 基本的にビデオをオンにして、業務時間中は常時接続したまま、顔を見えるようにします。テレワーカーが部屋を見られたくない場合はバーチャル背景を使ってプライバシーを守ります。

テレワーカーとバーチャル背景

次に必要な時にすぐに会話ができることです。
常時接続しているため、席を外すとき以外はチームメンバーの顔が見える状態です。
相手の様子を見て、相談事や報告など会話を気軽に行うことができます。
そして大事なのがヘッドセットの利用です。ヘッドセット(イヤホンマイク)を利用することでノイズキャンセリングができ、よりクリアな音声で会話がスムーズになります。

Poly Blackwire C5220シリーズ

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ゼンハイザー Presenseシリーズ

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※運用上の注意

Zoomの無償のライセンスでは40分間しかつなぐことができません。

ビジネスライセンス(有償)を所持したアカウントが2名以上参加することで24時間会議をつなげたままにすることができます。

3. まとめ

前述の方法を使い、通常のオフィス勤務と変わらない職場づくりを図れます。
課題であるコミュニケーション不足や業務効率の低下、マネージャーの部下の状況把握などを解決します。

現状はオフィス勤務が少数になっており、テレワーカー掲示板の設置は難しいかもしれません。
しかし、感染症が収束した際にテレワークの効率的な利用をするため、環境整備が急がれます。ぜひこの機会にテレワーク環境の改善を検討してみてください。

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