コラム/トピック

わが社のテレワーク事情

わが社のテレワーク事情

感染症対策による突然の強制テレワーク・・・。「うちの会社のテレワーク制度、本当にこれでいいのかな?」「テレワーク中やっぱり不便なことが出てきたけど、どんなツールを使えば解決できる?」などお悩みが出てくると思います。
他社のテレワーク制度って気になりませんか?
すこしでも参考になればと思い、今回はわたしたちのテレワーク制度をご紹介します。

1. はじめに

CTCエスピーではテレワーク制度を2018年度にトライアルを開始し、2019年度4月から正式に制度化しました。

導入前から子育てや介護、けがの治療中など、様々な場面でテレワークが必要と認識も高まり、制度化に至りました。

最近では感染症対策で突然のテレワーク導入となった会社も多く、戸惑いも多いと思います。制度も環境も未完成のまま実施されたテレワークで不便と感じる方も多いのではないでしょうか。
テレワークは本来便利で、生産性を高める為に行うものなのに、不便なんてもったいない!

少しでもお役にたてればと、わが社のテレワーク事情と利用しているツールをご紹介します。

2. テレワーク制度

テレワーク制度は原則週3回までの利用を可能としています。
テレワークと併せて、スライドワーク制度も導入しており原則週2回まで出勤時間をずらして勤務する制度があります。

今回のようなコロナ対策、夏季大規模イベント中など特別な事情の際は部署別に定めた方針に従います。(事情に合わせて回数を変更)

上司&チームへ事前承認(日報&メール)
   ↓
業務開始報告(打刻&メール)
   ↓
業務終了報告(打刻&メール)
   ↓
人事部へ日報の提出(実施日より1週間以内)

大まかにこの4つのポイントがお約束になっています。

基本、前日までにテレワーク実施日の業務内容を上司に報告し、承認を得ています。
日報自体はツールを使っているわけではなく、人事の定めたエクセルフォームに書いています。
業務日報はBoxで共有し、事前の業務内容の承認もBoxのファイルを確認してもらっています。

上司の承認を得て、共有のスケジュールシステムに記載しておきます。

3. テレワークの1日

業務開始の打刻とメールにて一報を入れます。

チームのメンバーとのやり取りにはSkype、Tocaro、FMCスマホを使用し常に連絡がとれるようにしておきます。

SkypeとTocaroはビジネスチャットと呼ばれるもので、Skypeはオンライン状態が見え、取り込み中、退席中などの表示が見えるので気軽に使える分、話しかけるタイミングを伺えます。
Tocaroはチームやグループを組んで、情報共有や資料共有をする場として利用しています。

FMCスマホとはFixed and Mobile Convergenceの略で、固定電話とスマートフォンを融合したもので、自宅や外出先でもスマホから内線を利用できます。
社内との内線も、社外から固定電話番号にかかってきた電話もスマホ1台に集約できます。

FMCスマホの電話帳はローカルの電話帳は使わず、Web電話帳を利用しています。
スマホ紛失時の情報漏洩のリスクを下げつつ、利便性はそのままに。社内のアドレス帳と連携しているので、わざわざスマホに電話帳を登録する必要はありません。

パソコンは家のパソコンから会社環境に接続しており、シンクライアント化しているので会社と変わらない環境で仕事をすることができます。
(参考:知ったかぶりはもうやめた。明日からシンクライアントを説明できるようになるコラム

打ち合わせが必要なときはWeb会議「Zoom」を利用して、複数名とミーティングをしています。

社外の方と打ち合わせする際は、相手がZoomを導入していなくても私がURLを発行してミーティングを開催することができます。

社内のメンバーとはZoomから気軽にかけたりかかってきたり、顔を見ながら話すことも可能です。端末も別に用意必要することもなく手持ちのPCやスマホで利用できます。
さらに高画質&通信が安定しており、途切れや映像の遅れもないためとても重宝しています。

業務終了時、再度メールと日報をBoxにアップして、メールにて一報と打刻をします。
翌日もテレワークを利用する場合は、翌日の業務内容を日報に記載し報告をしています。

後日1週間以内に、人事部へテレワークの業務日報を提出します。

テレワーク制度の所感

実際にテレワークを実施してみると、往復の通勤時間2時間が削られ、化粧やヘアセットなど身だしなみの時間が削られ、心理的にも体力的にもとても負担が減っています。

テレワークをするために日報を書かなければいけないので、面倒と思われる方が多いかもしれませんが、「サボり」の抑制にもつながりますし、周囲から自分がサボっているのではないか?と見られる心配も減ります。

コミュニケーションツールで常に連絡できる状態や、レスを早くすることを意識して、相互の信頼関係を築くことがテレワークの鉄則と思っています。

いかがでしたでしょうか?

便利なツールを使うことで、テレワーク環境を整え、在宅勤務する方とオフィス勤務する方の摩擦がないストレスフリーなテレワーク環境が増えていく世の中を期待します。

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