コラム/トピック

働き方改革ってよく聞くけど、何から始めよう

働き改革ってよく聞くけど、何から始めよう

2019年4月より「働き方改革関連法案」の一部が施行され、大企業を筆頭に、中小企業も「働き方改革」の実現をしなければならない時代となりました。

https://www.mhlw.go.jp/content/000474499.pdf (厚生労働省 Webサイトより)

特にワークライフバランスの実現は急務であり、残業時間の上限規制や、有給休暇の取得義務、フレックスタイム制など社員の勤怠状況の把握はマストです。

とはいえ、人手不足の深刻化は日本企業にとって大きな課題となっています。

人手不足なのに社員全員の労働時間の把握を、手入力作業で行なっていませんか?

業務の効率化をするためにテレワークを導入したいけれど出退勤の管理で悩んでいませんか?

ITを活用して、働き方改革へ一歩踏み出しましょう。

1. 勤怠管理システムで実現できること。

① リアルタイムで勤怠状況が見える!

リアルタイムで勤怠状況が見える!

月末の集計を待たなくても、リアルタイムで残業時間の把握や有給の消化率など、社員の労働状況の把握ができます。

残業時間の上限40時間を超えないように、社員たち自身で確認ができ、かつ上司の目が届くようになり残業の抑制やサービス残業の防止に繋がります。

② 自動集計による工数削減と人的ミスの軽減!

自動集計による工数削減と人的ミスの軽減!

月末にタイムカードを集めて、Excelやシステムに手入力。なんて手間を省けます。

手入力による入力ミスを防ぎ、かつ人的リソースをかけずに済むため業務効率化を図ることができます。

③ 多様な働き方への対応ができる!

自動集計による工数削減と人的ミスの軽減!

テレワークやフレックス制など多様な働き方が増えているため、出退勤の管理が難しくなっています。

勤怠管理システムには、スマホやタブレットに対応しているものがある為、ビーコンやモバイル端末のGPS機能を利用して位置情報を把握し何処で誰が出勤退勤を行ったかを管理することができます。

2. 導入効果

たとえば、社員1人の勤怠確認作業に5分かかるとします。
社員が100名いるとすれば、

5 × 100500

またチェック後に上司が再確認するとして

500 × 21000

1000 = およそ 16.6時間

単純計算でおおよそ2営業日分の人的コストがかかってしまいます。

このチェック時間を削減することで管理側の業務効率化を図りルーチンワークにかかるコストの削減ができます。

3. 勤怠管理システムを選ぶポイントは?

勤怠管理システムを選ぶポイントは?

① 使いやすさ

UI(ユーザインターフェース)の見易さ、操作性を見ましょう。
従業員がわかりづらいシステムでは出退勤のミスやちゃんとした勤怠管理が出来ず管理側も問い合わせが増えてしまい、通常業務に支障が出てしまいます。

② 会社の規模にあったシステムを。

少人数の会社なのに大規模なシステムを導入する必要はありません。

コスト面も含め、最低限満たしたい機能を決めておきましょう。
お金をかければかけるほど高性能なものができます。

ですが、あくまで自分たちに見合った機能を見極め、システム導入のコストや、月額利用料等、捻出できるコストを定めましょう。

③ 自社の働き方に沿って柔軟に対応できるもの。

雇用形態、就業時間、就業場所、承認フロー、など、自社の就業形態に合わせて機能を選ぶ必要があります。

自社の就業規則を確認し、例外の発生を最小限にとどめられるように検討します。

また、残業時間のアラートを上げたり、有給取得の把握をしたり出来るものを選び新しい「労働基準法」に則った仕組みづくりを始めましょう。

4. 知らないと損!補助金制度

知らないと損!補助金制度

これからテレワークの導入をお考えの方は「はじめてテレワーク」の導入整備補助金制度をご検討ください。

東京都が実施するテレワーク導入に向けたコンサルティング(※)を受けた都内の中堅・中小企業等に対して、(公財)東京しごと財団は、テレワークをトライアルするための環境構築経費、および制度整備費を補助します。
(引用:https://www.shigotozaidan.or.jp/koyo-kankyo/joseikin/telework.htmlより)

補助金の対象サービス「TeamSpirit(チームスピリット)」

「TeamSpirit」は、勤怠管理、就業管理、工数管理、経費精算、電子稟議、社内SNS、カレンダーなど、社員が毎日使う業務システムを一元化したクラウドサービスです。複数の機能が連携して動くことで出社から退社までの働く人に関する活動情報が自然に集まる仕組みとなっています。収集したデータの分析により働き方の可視化をすることで、社員が取り組むべき重要な活動を洗い出し、生産性の向上につながる効果的なタイムマネジメントが可能になります。モバイルにも対応し場所を問わずどこでもシステムを利用できるため、テレワークなど多様な働き方にも最適なサービスです。

詳細はこちら:
https://www.teamspirit.com/ja-jp/service/ts/am.html

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